Ako ušetriť na zákazníckych dokumentoch

Aj vy tlačíte žiadosti alebo zmluvy a neskôr ich aj tak skartujete?

Vysoké náklady na spracovanie, prepravu a archiváciu dokumentov (zbytočná tlač, manuálne spracovanie nových registrácií a ďalšie). Problémy pri vymáhaní pohľadávok z dôvodu straty, zničenia alebo problémov pri dohľadávaní dokumentu? Zákazníci nespokojní z dôvodu zbytočného čakania pri poskytovaní služieb. Sú to problémy, za ktoré môže firma „zaplatiť“ nielen zvýšenými nákladmi, ale aj stratou konkurenčnej výhody alebo zákazníkov.

Dokumenty vyžadujúce autorizáciu, ako napríklad žiadosti alebo kontrakty, sú tradične spracovávané v papierovej forme. Až na konci sa papierový dokument odloží do archívu, čím sa zvyšuje riziko jeho straty alebo problémov pri neskoršom vyhľadávaní. Aj pri modernejšom spracovaní s využitím systémov pre správu dokumentov (napríklad DATALAN ECM suite) musí dôjsť k digitalizácii papierovej verzie dokumentu, ktorá sa neskôr aj tak skartuje. Strácajú sa tým však štruktúrované informácie z dokumentu (číslo zmluvy, informácie o zákazníkovi, text žiadosti a podobne) a zostáva manuálna práca s dokumentom, čím sa pri tomto spôsobe spracovania podstatne zvyšujú náklady.

Existuje však jednoduché riešenie – bezpečne podpísať dokument vstupujúci do procesu elektronicky, práve pomocou digitálneho biometrického podpisu eSign. Tým zostáva zachovaný prirodzený proces od podpísania formulára zákazníkom až po jeho spracovanie na back-office a celý proces je pritom plne elektronický, bez potreby jediného papiera. Úspora pri elektronickom spracovaní požiadaviek v rámci procesov je značná. Nedochádza k tlačeniu, skenovaniu, preprave a ani k archivácii fyzických dokumentov. Tak sa dokumenty nestrácajú, sú lepšie zabezpečené a dajú sa jednoducho vyhľadať. Podľa kalkulácií návratnosti investície na takýto systém spracovania je možné ušetriť až 2 eurá na dokument.