ECM nie je liek na všetko. Čo nečakať od ECM riešení?

Elektronické dokumenty, alebo iné formy neštruktúrovaných informácií, sa nachádzajú všade okolo nás. Každá firma má v súčasnosti implementovaný nejaký systém, ktorý rieši ich základné požiadavky, ako napr. ERP systémy, CRM, výroba ap. Ide o systémy, ktoré pokrývajú správu informácií štruktúrovaného charakteru. Väčším problémom sa však v súčasnosti stávajú práve tie informácie, ktoré sú povahy neštruktúrovanej. Paradoxom je, že len 3% podnikových systémov  dokáže pracovať s neštruktúrovanými informáciami (elektronické dokumenty, emaily, faxy, ap.), pričom až 80% z celkového objemu všetkých informácií sú neštruktúrované.

Chybou by však bolo predpokladať, že zavedením ECM systému budú vyriešené takmer všetky problémy s podnikovými dátami, informáciami. Cesta od doterajších zvyklostí ku zavedeniu komplexnému ECM systému je náročná. Aby ECM systém priniesol požadovaný prínos, je nevyhnutné začať od základov. Vytvoriť vhodnú infraštruktúru, zabezpečiť bezproblémovú komunikáciu medzi systémami, navrhnúť najvhodnejší model obehu a spracovania dokumentov, a vytvoriť systém pre ich jednoduchý monitoring.

Preto, aby projekt nasadenia ECM systému bol úspešný je potrebné zvážiť viaceré rizikové faktory:

• Achillovou pätou úspechu ECM riešenia sú samotní užívatelia. Až 51 % manažérov má negatívny postoj k procesným zmenám a  45% pracovníkov je málo ochotných zmeniť svoje návyky v prospech procesných zmien. 37,5% zamestnancov je skeptických voči iniciatíve na zmeny vo firme. (zdroj: National Academy of Public Administration Study).
  
• napriek tomu, že ECM riešenie v konečnom dôsledku výrazne zjednoduší správu dokumentácie, je to len technológia, ktorej sa treba v určitej miere prispôsobiť. Preto sa nevyhnete zmenám v pracovných postupoch na všetkých úrovniach firmy. Pokiaľ nie sú zmeny vhodne prezentované užívateľom, reálne využitie novej aplikácie bude napredovať veľmi pomaly a s malým prínosom.

Ďalšie oblasti využitia ECM:

Možností ďalšieho rozvoja ECM riešení je niekoľko. Typickým príkladom je prepojenie správy dokumentov s hlavnými biznis aktivitami – napríklad správa zákazníckej dokumentácie ako podporný nástroj predaja a služieb. Prepojením ECM riešení s ďalšími podnikovými systémami a procesmi, napr. ERP riešenia, Business Intelligence alebo produkčné systémy tak získate prehľad vo všetkých typoch informácií a procese ich spracovania.

ECM riešenia sú čoraz diskutovanejšou témou v tých spoločnostiach, ktoré potrebujú zaviesť prehľadný systém v spracovaní firemnej dokumentácie. Správa dokumentov a ich obsahu už nie je len možnosťou ako riadiť biznis efektívne. Je nevyhnutnosť.