BRISK – efektívna správa firemnej dokumentácie

Ponúka vyššiu efektivitu, zníženie investičných a prevádzkových nákladov

BRISK je rad inovatívnych produktov zameraných na správu rôznych druhov firemnej dokumentácie a iného digitálneho obsahu, ktoré riešia kritické oblasti vo firme na operatívnej a strategickej úrovni. V tomto roku zaznamenal BRISK množstvo významných inovácií, ktoré výrazne zvyšujú prínosy jeho nasadenia u zákazníka.

Základná charakteristika BRISK

BRISK zahŕňa produkty Správa zákazníckej dokumentácie, Správa firemnej korešpondencie, Správa registratúry a Správa vnútrofiremnej agendy, ktoré je možné jednoducho rozširovať a navzájom kombinovať. Každý z produktov BRISK obsahuje špecifickú funkčnosť, ktorá rieši konkrétnu biznis problematiku. Zákazník môže súčasne využiť viacero týchto produktov, ktoré sa vzájomne dopĺňajú a tvoria jednotnú platformu pre správu dokumentov. Nasadením BRISKu sa zvyšuje efektivita práce tým sa znižujú prevádzkové náklady. BRISK spĺňa jednak požiadavky slovenskej legislatívy v oblasti správy registratúry, ale aj českej legislatívy v oblasti spisovej služby a je plne lokalizovaný aj do českého jazyka. Obsahuje modul na prepojenie s Informačným systémom dátových schránok zriadeným a prevádzkovaným Českou poštou.

BRISK Správa zákazníckej dokumentácie

Produkt BRISK Správa zákazníckej dokumentácie riadi, kontroluje a hlavne uľahčuje prácu so zákazníckou dokumentáciou (napríklad zmluvy, žiadosti, registrácie a podobne) a bezpečne spravuje kompletný životný cyklus týchto dokumentov. Zlepšuje dostupnosť relevantných informácií kedykoľvek je to potrebné, zlepšuje kontrolu nad dokumentmi, znižuje prevádzkové náklady na spracovanie dokumentov a urýchľuje procesy ich spracovania.

BRISK Správa registratúry

BRISK Správa registratúry podporuje procesy systematickej evidencie registratúrnych záznamov a spisov, ktoré do firmy prichádzajú a odchádzajú alebo sú vytvorené interne, v súlade s legislatívou v Slovenskej a Českej republike. Riadi spracovanie registratúrnych záznamov vo firme od zaevidovania cez vybavenie poverenými spracovateľmi až po ich úschovu a vyradenie. Zároveň poskytuje okamžité informácie o štádiu vybavovania záznamov a spisov a kontroluje dodržiavanie zákonných a interných lehôt.

BRISK Správa firemnej korešpondencie

Správa firemnej korešpondencie je produkt určený pre prácu na podateľniach. Umožňuje jednoduchú evidenciu zásielok na podateľniach a následnú redistribúciu a sledovanie pohybu doručených a interných zásielok v organizácii.

BRISK Riadenie vstupu dokumentov

Riadenie vstupu dokumentov je samostatný produkt na skenovanie dokumentov s podpornými technológiami ako VRS, OCR, ICR a podobne. Je postavený nad technológiou Kofax Capture.

Kľúčové benefity BRISKu

Jednotný prístup pre firemnú dokumentáciu

Väčšina spoločností pracuje s dokumentmi neefektívne, finančne náročne a nie vždy v súlade s legislatívou. Preto sme vytvorili univerzálny, rýchlo nasaditeľný produkt BRISK pre správu všetkých typov dokumentov a informácií. Produkty BRISK riešia problematiku správy firemných informácií jednotným prístupom a pomocou jednoduchých úprav sa efektívne prispôsobujú potrebám konkrétneho zákazníka. Na základe získaných skúseností sme do BRISKu zapracovali inovácie, ktoré používateľom prinesú výrazné zvýšenie efektivity práce.

Zníženie investičných nákladov

Produktový rad BRISK tvoria hotové, osvedčené produkty pripravené na inštaláciu a prispôsobenie konkrétnym potrebám zákazníka. Implementáciou takéhoto produktu sa významne skracuje doba nasadenia systémum na správu dokumentov do produkcie, čím sa ušetria značné investičné náklady a zároveň aj náklady spojené s vývojom dodatočných funkčností, ktoré sa dajú sprístupniť jednoduchou konfiguráciou. Ďalšou dôležitou charakteristikou je plne konfigurovateľná funkčnosť produktov BRISKu. Systém je možné nastaviť pre rôzne skupiny používateľov. Jednotlivé akcie alebo funkčnosti, ktoré môže používateľ vykonávať, je možné povoliť alebo zakázať a vytvoriť tak optimálne prostredie pre jeho každodennú prácu.

Vyššia efektivita práce s dokumentmi a záznamami

Dôležitým faktorom úspešného nasadenia akéhokoľvek produktu u zákazníka je jeho akceptácia budúcimi používateľmi systému. Z tohto dôvodu sa pri vývoji produktov BRISK kládol maximálny dôraz na kvalitu používateľského rozhrania a vysoký komfort práce používateľov s dokumentmi a záznamami. Personalizácia používateľského prostredia umožňuje vlastné nastavenie prostredia najvhodnejšiehob pre prácu jednotlivých používateľov, čím sa významne zvyšuje efektivita práce a znižujú náklady na spracovanie dokumentov.

Inovácie

BRISK môže byť nasadený na akýkoľvek systém pre správu elektronických dokumentov a iného digitálneho obsahu (ECM systém). Rovnaká funkčnosť produktov BRISK je zabezpečená nad rôznymi úložiskami elektronických dokumentov ako napríklad BRISK CS, IBM FileNet P8, IBM CM, Alfresco a podobne. Táto vlastnosť je dôležitá vzhľadom na ochranu investícií zákazníka v prípade, ak zákazník systémom na ukladanie elektronických dokumentov už disponuje – BRISK vie existujúci systém rozšíriť o nové možnosti a zvýšiť používateľský komfort. V prípade, že sa zákazník rozhodne migrovať na nový ECM systém, BRISK umožní jednoduchšiu migráciu dát z pôvodného systému na nový systém. Medzi ďalšie, pre používateľa viditeľnejšie inovácie, patrí už spomínaná personalizácia použivateľského prostredia. Tá prináša jednotlivým používateľom vlastné nastavenie prostredia. Systém umožňuje rôzne pohľady na dokumenty, napríklad jednoduchý zoznam dokumentov, rozšírený zoznam dokumentov alebo zoznam kombinovaný s náhľadmi dokumentov. Pre vyššiu efektivitu práce sú v tenkom klientovi BRISKu použité vlastnosti známe z hrubého klienta a pre najpoužívanejšie akcie je možné používať tzv. klávesové skratky známe z programov ako napríklad MS Office. Webové rozhranie BRISKu umožňuje rýchle vkladanie dokumentov pomocou funkcie Drag&Drop, ktoré zjednodušuje prácu a urýchľuje vkladanie dokumentov do systému. BRISK umožňuje cez webové rozhranie zobrazovať zoznam dokumentov z rôznych pohľadov a v rámci rozšíreného pohľadu dokáže upravovať vlastnosti dokumentov priamo v zozname dokumentov. Používateľ tak nemusí otvárať samostatný pohľad vlastností dokumentu, čo prináša značné časové úspory pri spracovaní dokumentov. Efektivita práce pri vyhľadávaní správneho dokumentu v BRISKu sa zvýšila možnosťou zobrazovania náhľadov dokumentov bez nutnosti otvárať samotný elektronický dokument.

Produktový rad BRISK neustále zdokonaľujeme a v novších verziách plánujeme priniesť ďalšie inovácie, ako napríklad podporu mobilných zariadení, integráciu ďalších rozšírení funkčnosti a inovatívnych technológií.

Návratnosť investície do 1 roka: BRISK eSign

Rozhovor o efektívnom rozšírení funkcionality BRISKu s Michalom Ruskom, manažérom pre stratégiu a vývoj produktov spoločnosti DATALAN

Možno rozšíriť funkčnosť BRISKu o technológiu biometrického podpisu?

Áno, BRISK je vysoko flexibilný systém so zameraním na správu firemnej dokumentácie a iného digitálneho obsahu, a preto sme technológiu eSign logicky zaradili do produktového radu BRISK. Toto rozšírenie je úplne prirodzené, zvýrazňuje silné stránky oboch technológií a podporuje stratégiu bezpapierovej kancelárie. Pre riešenie BRISK je možné využiť širokú škálu zariadení určených na biometrické podpisovanie. Ide o zariadenia, pri ktorých sa podpisovanie realizuje priamo na displej špeciálneho podpisovacieho zariadenia alebo na dotykovú obrazovku Tablet PC. Existuje aj možnosť podpisovať dokumenty priamo špeciálnym perom, ktoré sa pri podpise položí na podpisovaciu podložku. Možností, ako realizovať digitálne biometrické podpisovanie, je pomerne veľké množstvo. Najčastejší a pre zákazníka cenovo najvýhodnejší je prípad, keď sa podpisovanie realizuje na zariadenia špeciálne určené na nešetrné zaobchádzanie a vysokú záťaž v produkčnej prevádzke.

Ako rýchlo možno technológiu implementovať?

Doba implementácie závisí najmä od požadovaného rozsahu integrácie (počet systémov, ich otvorenosť atď.). Typická implementácia môže trvať niekoľko týždňov až mesiacov, podľa veľkosti a požiadaviek zákazníka. Počet jednotlivých predajných miest zákazníka neovplyvňuje dĺžku inštalácie, keďže ide o technológiu tenkého klienta.

Aké su náklady na nasadenie BRISK s technológiou eSign?

Náklady na zavedenie riešenia BRISK a eSign sú silne závislé od veľkosti firmy a spôsobu využitia. Dôležitejším parametrom je návratnosť investície, tá je v prípade riešenia BRISK s technológiou eSign pri 99 % firiem už do jedného roka. Z praktického nasadenia vyplýva aj všeobecne deklarovaná úspora 2 eurá na dokument, ktorá bola vypočítaná samotnými zákazníkmi.

Kde je eSign nasadený a kde sa plánuje?

Technológia eSign je už dlhší čas úspešne nasadená v zahraničí (France Telecom, Sunrise Telecom – bezpapierové podpisovanie, zmluvy, Berliner Sparkasse – bezpapierové podpisovanie, napr. otváranie účtov, VPV – bezpapierové podpisovanie, poisťovacie zmluvy alebo Ikea). Na Slovensku zatiaľ prebieha pilotná prevádzka. Seriózny záujem je najmä zo strany veľkých aj menších finančných inštitúcií a telekomunikačných operátorov na Slovensku aj v Českej republike.

Ako je riešenie BRISK flexibilné? Je ho možné v budúcnosti rozširovať?

Pri návrhu architektúry systému BRISK bol maximálny dôraz kladený na jeho flexibilitu a ochranu investícií. Zákazník môže začať len so základnou funkčnosťou, sprístupní sa mu napríklad iba Elektronická spisová služba. V budúcnosti potom môže funkčnosť podľa svojich potrieb kedykoľvek jednoducho rozšíriť. Stačí zaplatiť licenčný poplatok a po doručení konfiguračného súboru môže začať riešenie využívať. Podobne je to aj v prípade nasadenia BRISKu s technológiou eSign. Keďže je realizované formou tenkého klienta (používateľ pracuje so systémom prostredníctvom internetového prehliadača), nie je problém, ak má zákazník v pilotnej prevádzke napríklad dve podpisové zariadenia a rozhodne sa ich zvýšiť napríklad na 300. Stačí ich jednoducho pripojiť a začať používať. Počet licencií nie je problém zvyšovať podľa potreby. Ak však zákazník plánuje reštrukturalizáciu alebo si nie je istý počtom potrebných zariadení, odporúčame mu využiť iné formy zaobstarania technológie. Napríklad prenájom riešenia alebo v prípade technológie BRISK eSign platbu podľa počtu transakcií.