Information Management – Dokonalý prehľad v biznise

Spoločnosť DATALAN ako inovátor v oblasti IT riešení prináša odpovede aj na otázky, ktoré sú v centre pozornosti zákazníkov z finančnej a telekomunikačnej sféry:
• Ako zjednodušiť riadenie zákazníckych služieb a vnútrofiremného chodu?
• Ako získať neobmedzený prehľad a rýchly prístup k firemnej agende?
• Ako skvalitniť interné procesy a výstupy?
• Ako efektívne implementovať a využívať datacentrá a digitálne archívy?
• Kde a ako ušetriť vďaka IT technológiám?

Stop papierovačkám
„DATALAN disponuje odborníkmi a možnosťami, ktoré dokážu akémukoľvek typu firmy, či organizácie pomôcť s efektívnym budovaním dátového centra, či už ide o virtualizáciu serverov, budovanie energeticky menej náročnej infraštruktúry, alebo elektronizáciu firemných procesov,“ uvádza Michal Klačan, riaditeľ Divízie softvérové projekty a služby. Základ moderných riešení, ktoré predstavujú pre firmy prínos nielen v zjednodušení fungovania, ale aj v reálnom znížení nákladov, sa dá zhrnúť do dvoch slov: bezpapierová kancelária.
Hlavnou charakteristikou bezpapierovej kancelárie je elektronická správa dokumentov a informácií, ktorej úlohou je vyššia efektivita, flexibilita a úspora. Potreba bezpapierovej kancelárie vyplynula zo zistení, že 70-80% dát v spoločnostiach je neštruktúrovaných a objem týchto dát rastie 10-50x rýchlejšie ako objem štruktúrovaných. Ďalšou príčinou nasadzovania automatizovaných elektronických procesov je fakt, že skenovanie a indexovanie je jedna z najnamáhavejších manuálnych činností a procesy spracovania údajov sa v čase menia. „Fungovanie bezpapierovej kancelárie v oblasti služieb je zabezpečené prostredníctvom elektronických tabletov, ktoré slúžia na vypĺňanie žiadostí, alebo prostredníctvom prednastavených formulárov, ktoré stačí len elektronicky odoslať,“ vysvetľuje Michal Klačan.

Kancelária vo vrecku
Riešením, ktoré prináša do biznisu okrem zásadných, dnes už požadovaných benefitov, aj vysokú dávku komfortu vďaka neobmedzenému prístupu a dostupnosti 24/7, je mobilná kancelária. „Počítač vo vašom mobilnom telefóne je milión krát lacnejší, 1 000 krát výkonnejší a 100 000 krát menší ako počítač z roku 1965,“ ilustruje Ján Račko, manažér divízie SW realizácií. Predpokladá sa, že v roku 2011 bude až 1,2 miliardy ľudí nosiť pri sebe mobilné zariadenie, schopné zabezpečiť mobilný obchod, aplikácie a mobilný web a analytici odhadujú, že v roku 2013 bude počet mobilných zariadení vyšší ako počet osobných počítačov „Víziou je, že do roku 2014 bude 90% organizácií podporovať využívanie podnikových aplikácií na personálnych mobilných zariadeniach, preto je pre nás prinášanie riešení v oblasti mobilných aplikácií veľkou výzvou,“ uvádza Ján Račko. Využívaniu mobilov ako kancelárií nahráva aj čoraz lacnejšie mobilné pripojenie na internet a rýchly vývoj nových inteligentných mobilných zariadení. Výhodou aplikácií tak je nielen dobrá dostupnosť, keďže kanceláriu vo vrecku môže mať takmer každý majiteľ mobilného telefónu, ale aj jednoduchá distribúcia a nákup.

Najlepšie riešenie
Kancelária, v ktorej sa nekopia dokumenty a potrebné informácie v nej máte vždy poruke, je základnou zákazníckou požiadavkou. DATALAN prináša pre oblasť vnútrofiremných procesov a práce s agendou ideálne riešenie – DATALAN správu dokumentov a informácií v rámci systému Information Management. Elektronický systém predstavuje optimalizáciu práce, komfortný prístup a dokonalý prehľad. Podľa niektorých štúdií (napr. Metagroups) práca s dokumentmi predstavuje v spoločnostiach okolo 80% všetkých pracovných aktivít, a pri zákaznícky orientovanej spoločnosti je najväčším prínosom práve zlepšenie zákazníckych služieb, ktoré sa nasadením digitalizácie dosiahne vďaka:
· sprehľadneniu distribúcie a toku dokumentov v spoločnosti,
· integrácii informácií a dokumentov uložených v iných systémoch v spoločnosti,
· lepšej sledovateľnosti a kontrole stavu spracovania zákazníckych agend, v súlade s internými normami spoločnosti,
· jednoznačnej identifikácii každého dokumentu,
· indexácii dokumentov a možnosti ich rýchleho vyhľadania na základe atribútov,
· výraznému zníženiu možnosti straty dokumentu,
· zjednodušeniu odovzdania pracovnej agendy pri zastupovaní,
· prehľadnejšej kontrole prístupu k dokumentom,
· evidencii histórie spracovania dokumentov.

Referencie

CONSUMER FINANCE HOLDING

• Úspora desiatok tisíc EUR ročne na dokumentoch a vybavenie pôžičky vo VÚB do 4 minút a bez rizika.
Implementoval sa elektronický systém správy dokumentov a informácií, ktorého úlohou bol centralizovaný archív a neobmedzený prehľad v toku informácií. Spoločnosť získala absolútnu kontrolu nad dokumentom, nad tým, kde a v akom stave sa nachádza, a okrem toho došlo aj k úspore času a zbaveniu sa fyzickej formy distribúcie.

SLOVAK TELEKOM

• Expresné vybavenie žiadostí v zákazníckych centrách a znalostný systém pre call centrá, predajne a obchod.
Základnou požiadavkou bolo dostať sa rýchlo k informáciám na všetkých predajných miestach. V spoločnosti evidujú niekoľko desiatok tisíc dokumentov, informácie využíva niekoľko stoviek pracovníkov na call centrách, niekoľko stoviek predajcov a do databázy prispieva niekoľko desiatok autorov. Celý tento proces sa podarilo zjednodušiť a sprehľadniť.

SLOVALCO

• Stratégia v oblasti bezpapierového obstarávania a schvaľovania faktúr.
V systéme elektronického schvaľovania faktúr je požiadavka spracovania do 20 000 prijatých faktúr ročne, pričom k prijímaniu dokumentov dochádza na rôznych miestach a v rôznych formách, schvaľovací proces prebieha distribučne – formou papierových obežníkov aj e-mailom, a celková koordinácia a dohľad nad procesmi sú náročné. Dodržanie stanovených procesov je závislé od jednotlivých aktérov a na rôznych pracoviskách vznikajú neprehľadné a neriadené kópie. Elektronizácia a riadenie procesov obstarávania od výberu dodávateľa cez uzatvorenie zmluvného vzťahu až po elektronický archív súvisiacich dokumentov a faktúr má za cieľ zrýchlenie spracovania a zníženie nákladov na proces. Hlavnými výhodami sú transparentnosť, prehľad a kontrola.