Kedy neuvažovať o BPM?

BPM systémy nie sú univerzálnym všeliekom. Zdravé BPM vyžaduje investície do precíznej prípravy, a je náročné na finančné aj ľudské zdroje. BPM systémy nie sú produkty inštalovateľné na jedno kliknutie. Aby priniesli spoločnosti považovaný prínos, je nevyhnutné začať od základov. Vytvoriť vhodnú infraštruktúru pre homogénne prostredie (prostredníctvom ESB technológií), zabezpečiť bezproblémovú komunikáciu medzi externými a internými systémami, zmapovať kľúčové procesy a vytvoriť vyhovujúci systém pre ich riadenie. Téme, ako začať s BPM, a aké sú najčastejšie omyly pri výbere systému, sa budeme venovať v budúcom čísle.

Tu je niekoľko odporúčaní, v ktorých prípadoch sa do BPM a integrácie nepúšťať:

• Keď ľavá ruka vie, čo robí pravá.
  BPM technológie prinášajú poriadok do fungovania firmy. Hoci je jednoduchšie zabezpečiť si v spoločnosti „upratovaciu čatu“ vo forme BPM riešenia, ktorá dohliadne na poriadok a presný postup, toto pohodlie je zbytočné, pokiaľ si dokážete udržať poriadok vlastnými silami.
  
  
• Ak ste dostatočne flexibilná spoločnosť.
  BPM projekt je zbytočný pre finančné inštitúcie, ktoré sa vedia rýchlo prispôsobiť aktuálnej situácii na trhu a zabezpečiť, aby boli zmeny jednotne nastavené na všetkých oddeleniach. Nízka flexibilita je jedným z najzraniteľnejších miest väčších spoločností. Moderné BPM technológie umožňujú rýchlo meniť procesy a tieto zmeny jednotne nastaviť pre celú organizáciu.
  
  
• Ak máte homogénne IT prostredie, alebo ho vôbec nepotrebujete.
  Pokiaľ firemné systémy fungujú ako homogénny systém, respektíve nie je potrebné, aby navzájom komunikovali, nemá zmysel investovať do BPM technológií. Investícia rovnako nemá zmysel, pokiaľ preferujete investovať do personálnych nákladov na pracovníkov, ktorí spracovávajú údaje pre jednotlivé systémy, namiesto jednorázovej investície do BPM projektu.
  
  
• Ak sú procesy unikátne pre každý prípad.
  Pre jednoduchšie riadenie majú firmy stanovené štandardné postupy, ako napríklad pri poskytovaní hypotekárnych úverov a podobne. Pokiaľ je stratégia firmy postavená na individuálnom posúdení každej zákazníckej žiadosti, je nereálne vytvárať systém, ktorý by musel definovať postup pre každú zákazku zvlášť.
  
  
• Pokiaľ nie je vo firme priestor na zmeny.
  Každý nový systém prináša určité zmeny v spôsobe riadenia firmy, aj v každodenných činnostiach pracovníkov. Napriek tomu, že BPM systémy v konečnom dôsledku výrazne zjednodušia riadenie jednotlivých procesov, je to len technológia a tá očakáva, že sa jej ľudia v menšej či väčšej miere budú prispôsobovať, Preto sa nevyhnete zmenám na všetkých úrovniach firmy. Pokiaľ nie je manažment pripravený interne presadiť niektoré zmeny vo firme, je projekt BPM už od začiatku odsúdený na slabý úspech.
  
  
• Pokiaľ nie ste pripravení zjednodušiť si procesy.
  Ak máte procesy vo firme nastavené veľmi komplikovane a nevidíte priestor, ako si väčšinu postupov zjednodušiť, BPM riešenie nie je to, čo potrebujete.
  
  
• Pokiaľ ste si na jeho stranu nezískali vlastných ľudí.
  Najzraniteľnejším bodom úspešnosti BPM riešenia sú samotní užívatelia. BPM technológie sú mostom medzi biznisom a technológiami. Ak jedna zo strán nie je pozitívne naklonená k prepojeniu týchto dvoch brehov, nepúšťajte sa do toho. Takmer 51 % manažérov má negatívny postoj k procesným zmenám, a až 45% pracovníkov je málo ochotných zmeniť svoje návyky v prospech procesných zmien. 37,5% zamestnancov je skeptických voči akejkoľvek ďalšej iniciatíve na zmenu vo firme. (zdroj: National Academy of Public Administration Study)

BPM riešenia sú čoraz diskutovanejšou témou najmä v spoločnostiach, ktoré potrebujú zaviesť prehľadný systém v spracovaní procesov v rámci firmy, ako aj pri spolupráci s veľkým počtom zákazníkov a obchodných partnerov. BPM riešenia sa stanú prirodzenou súčasťou firmy, ktorá bude spájať biznis s IT systémami. DATALAN ako jedna z kľúčových inovačných spoločností v oblasti IT má bohaté skúsenosti s procesne orientovaných riešeniami u popredných finančných spoločností na slovenskom trhu.