Kedy ste vážnym kandidátom na nasadenie ECM riešenia?

Informácie sú peniaze, ale dáta sú vstupom. Angela Llama Butler

Spracovávate a archivujete množstvo papierových dokumentov?

Správa objednávok, registrácií či zmlúv so zákazníkmi sú typickým príkladom využitia ECM vo finančných alebo obchodných spoločnostiach. ECM riešenia umožňujú prehľadné, ale najmä rýchle vyhľadávanie informácií o zákazníkovi, ako sú napríklad objednávky v minulosti, platobné správanie, a podobne.

Prístup Vašich zamestnancov k dokumentom je nedostatočný, rovnako ako ochrana údajov v dokumentoch

Zdieľanie informácií je dvojsečná zbraň. Na jednej strane potrebujete sprístupniť aktuálne verzie dokumentov pracovníkom z viacerých oddelení/pobočiek, a zabezpečiť rýchle a prehľadné spracovanie dokumentu. Na strane druhej je potreba zabezpečiť prístup k dokumentom len vybraným pracovníkom. ECM rieši oba problémy súčasne. V prípade spracovania novej zmluvy tak majú pracovníci k dispozícii aktuálnu verziu ak aj historické verzie dokumentu s pripomienkami. Dokument však môžu čítať a upraviť len vybraní užívatelia.

Strácate sa v informáciách?

Vyhľadávanie dokumentov je zdĺhavé. Pracovník v administratíve stráca až 8,5 hodiny týždenne hľadaním informácií v papierových dokumentov. Fulltextové vyhľadávanie skráti túto aktivitu na pár minút. Moderné ECM riešenia podporujú vyhľadávanie aj neštruktúrovaných typov dát.

Vaši kolegovia používajú neaktuálne verzie dokumentov

Typickým príkladom je používanie starých verzií objednávok a zmlúv. Jednotný systém poskytne len aktuálnu verziu dokumentu. Veľmi jednoducho je tak možné upozorniť všetkých pracovníkov na nové cenníky, zákaznícke materiály a podobne.