Nestraťte sa v mori informácií. Hľadajte ich efektívne

Informácie sú zdrojom znalostí. Ale pokiaľ nie sú spracované, usporiadané a dostupné správnym ľuďom a v zrozumiteľnom formáte, sú len bremenom, a nie výhodou.
William Pollard

Správa dokumentov v praxi

Riešenia pre správu dokumentácie a ich obsahu (Enterprise Content Managemnt) sa stávajú prirodzenou a čím ďalej tým viacej nevyhnutnou súčasťou efektívneho riadenia firmy. Potrebujeme robiť rýchle a správne rozhodnutia. Potrebujeme mať úplný prehľad o detailoch dokumentov, a to vrátane dokumentácie z rôznych oddelení či pobočiek. Potrebujeme poznať trh a zákazníka – mať prehľad o náraste objednávok, zákazníckych preferenciách, najčastejších sťažnostiach a ich vyriešení a pod. Tieto informácie sú však ťažko dostupné, pretože:

• väčšina dokumentov je ešte stále spravovaná v papierovej podobe
• informácie sa nezdieľajú medzi tímami - existuje centrálny elektronický archív, ku ktorému má prístup len obmedzený počet pracovníkov
• informácie nenájdeme včas

Ako si upratať dokumenty?

Existuje niekoľko možností, ako spravovať dokumenty a ich obsah. Moderné ECM riešenia dokážu spracovať všetky typy informácií, aj tie, ktoré nemajú charakter dokumentu. Typickým príkladom sú on-line formuláre, obrázky, fotografie, audio, videonahrávky a podobne. Najnovšie technológie dokážu „prečítať“ aj ručne písané dokumenty, a vytiahnuť z nich kľúčové informácie.

Ako získať prehľad v prúde prichádzajúcich informácií?

Špecifickým prípadom sú informácie prichádzajúce do firmy. Sťažnosti, registrácie, projektová dokumentácia, objednávky, žiadostí o zmenu programu, špeciálne požiadavky, faktúry a podobne. Situáciu sťažuje fakt, že informácie sú izolované - prichádzajú rôznymi kanálmi, ako napríklad v papierovej podobe prostredníctvom dennej pošty, registrácií a žiadostí zo zákazníckych centier a pobočiek, v elektronickom formáte – on-line formulármi, emailovou poštou, či v systémoch - reportmi a dokumentmi vzniknutými interne. Problém je informácie správne identifikovať, spracovať, a najmä rýchlo nájsť s odstupom času detaily.

Prečo ECM systémy zlyhávajú?
Synchronizácia dát – a ich bezpečnosť

Pri správe dokumentov sa okrem obsahu dokumentu ukladajú aj metadata, ktoré obsahujú linky k dokumentu, elektronický podpis, históriu práce s dokumentom a podobne. Metadata sú dôležité napríklad pri kategorizácií a vyhľadávaní dokumentu, samostatne sú však nepoužiteľné. Niektoré tradičné ECM systémy majú zraniteľné miesto v podobne nedostatočnej synchronizácie dát. V prípade výpadku systému sa neobnoví prepojenie dokumentu s metadatami, čo zapríčiňuje stratu dôležitých informácií. Moderné ECM riešenia zabezpečujú komplexnú synchronizáciu dát, a to aj v prevádzke 24 x 7.

Riziká integrácie dát

ECM systémy sa posunuli z jednoduchých archívov ku komplexným riešeniam, ktoré spravujú obsah dokumentov, ale aj automatizované spracovanie a obeh dokumentov vo firme. Kritickou oblasťou je architektúra riešenia a zabezpečenie chodu systému v prípade vzniku problému. Typickým príkladom je prerušenie spojenia s externým systémom (napr. ERP, čo spôsobuje, že dokument nie je možné ďalej spracovať.) Najčastejším problémom sú samotní užívatelia, ktorí napríklad nesprávne zaevidujú dokument, a ten nie je možné spracovať podľa stanoveného postupu. Ako sa nestratiť v mori informácií a nefungujúcich liniek? Riešením sú ECM systémy, ktoré proaktívne monitorujú prelinkovanie a spracovanie dokumentov a včas upozornia na potenciálny problém.