Implementácia komplexného systému celopodnikovej správy obsahu v IMPULS-LEASING Slovakia

IMPULS-LEASING Slovakia, s.r.o., je lízingová firma s veľkým potenciálom rastu. Na zabezpečenie svojej činnosti potrebovala realizovať komplexný systém celopodnikovej správy obsahu, v prvej fáze zameraný na elektronizáciu dokumentov všetkých typov. Hlavný dôraz bol kladený na dokumenty, ktoré súvisia s primárnou náplňou jej činnosti, lízingom. Pre potreby vytvorenia a evidencie zmlúv už obstarávateľ používal aplikáciu LeaseIt, ktorú chcel rozšíriť o priamu prácu s dokumentmi v elektronickej forme a podporu pre schvaľovací proces spojený s lízingovými zmluvami. Bolo potrebné vyriešiť aj spôsob archivácie dokumentov v centrálnom úložisku.

Cieľom riešenia bolo zabezpečiť elektronizáciu dokumentov na skenovacích pracoviskách na centrále a všetkých pobočkách s ich následným uložením v centrálnom úložisku, s podporou administratívnych činností v celom životnom cykle vybraných dokumentov.

Riešenie na báze IBM Lotus Quickr

Koncepcia riešenia je založená na vybudovaní systému pre správu informácií na báze IBM Lotus Quickr v edícii „for Domino Services“, zameranej na podporu efektívneho zdieľania obsahu a tímovej spolupráce. IBM Lotus Quickr využíva prevádzkovú platformu aplikačného servera IBM Lotus Domino. Na účely podpory riadenia komplexných biznis procesov je technologická infraštruktúra doplnená o IBM Lotus Workflow, nadstavbovú technológiu pre IBM Lotus Domino, určenú na implementáciu workflow aplikácií.

Stručne možno Quickr charakterizovať tromi základnými princípmi:

• Úložisko dokumentov/obsahu, konsolidované úložisko obsahu. Edícia IBM Lotus Quickr for Domino Services využíva na uchovávanie štruktúrovaných a neštruktúrovaných informácií služby Domino Object Store poskytované platformou Lotus Domino.

• Kolaboratívne služby podporujú uchovávanie, organizovanie, sprístupňovanie a zdieľanie spravovaného obsahu.

• Konektory poskytujú používateľom rozhranie k obsahu a službám Quickr.

Rozsah dodaného riešenia je nasledovný:

• Implementácia funkcionality správy dokumentov a kolaboratívnych služieb v rozsahu štandardnej funkcionality IBM Lotus Quickr for Domino Services.

• Kastomizácia IBM Lotus Quickr pre potreby evidencie pošty, zložky podpornej dokumentácie a Integrácie s reportingovým systémom na báze MS Reporting Services.

• Kastomizácia IBM Lotus Quickr pre potreby zložky zmluvnej lízingovej dokumentácie.

• Implementácia a kastomizácia skenovacej infraštruktúry pre potreby digitalizácie lízingovej dokumentácie.

• Implementácia webovej aplikácie na báze Lotus Workflow pre:

              -podporu zberu a zdieľania lízingovej dokumentácie viazanej na jednotlivé lízingové zmluvy,

              -podporu schvaľovania „Rozhodnutia o priznaní lízingu“ v zmysle špecifikovaných schvaľovacích procesov,

              -integráciu so systémom LeasIt s cieľom využiť vybrané údaje o lízingových zmluvách a klientoch spravovaných

                systémom,

              -integráciu so systémom LeasIt s cieľom sprístupniť vybrané funkčnosti správy dokumentov pre systém LeasIt,

              -integráciu spravovaných aplikačných dát do reportingovej infraštruktúry na báze Microsoft Reporting Services,

              -funkcionalitu „Obľúbené položky,

              -funkcionalitu „Dynamické zložky na báze uchovania a opätovného použitia vyhľadávacích kritérií.

• Podpora spracovania dokumentov a lízingových zmlúv s predpokladaným ročným prírastkom 300000 dokumentov v horizonte 10 rokov bez nutnosti výmeny technológie Lotus Quickr a Lotus Domino.

Prínosy riešenia

Implementácia komplexného systému celopodnikovej správy obsahu (ECM) priniesla centrálne ukladanie elektronických dokumentov. Fyzické dokumenty sú skenované do elektronického archívu a po indexácii sú okamžite dostupné v elektronickej podobe všetkým oprávneným používateľom. Dokumenty v elektronickej forme je možné do úložiska vkladať priamo.

Popri elektronizácii samotného procesu schvaľovania lízingových zmlúv je ďalším prínosom realizovaného riešenia aj vybudovanie elektronického archívu dokumentov, ktorý umožňuje úplné odbúranie papierového spracovania nielen z pohľadu modelovania, vykonávania a riadenia procesu, ale aj z pohľadu práce so samotnými dokumentmi vstupujúcimi do procesu spracovania (rozhodnutie, prílohy, sprievodná dokumentácia atď.). Elektronický archív umožňuje pracovníkom, ktorí pracujú s lízingovými zmluvami a súvisiacimi dokumentmi, efektívny prístup k týmto archivovaným dokumentom aj po ukončení procesu schvaľovania zmluvy.

Zmluvy sú schvaľované elektronicky, čo podstatne urýchľuje a sprehľadňuje celý proces schvaľovania. Používatelia zainteresovaní do schvaľovacieho procesu majú okamžite k dispozícii všetky dokumenty a tiež vyhlásenia ostatných používateľov, ktorí sa k danej zmluve vyjadrovali.