Košice začínajú využívať výhody Digitálneho mesta

Digitálne zastupiteľstvo zefektívni prácu poslancov magistrátu a online formuláre uľahčujú život obyvateľom mesta

V Európskej únii 21. storočia získavajú čoraz väčšiu úlohu regióny a ich mestá. V mnohých kútoch planéty, vrátane Slovenska, získali mestá decentralizáciou väčší politický aj ekonomický vplyv – a popri tom aj väčšiu zodpovednosť. Prechádza na ne veľké množstvo agendy, dovtedy spravovanej centrálne.

Rastúce nároky obyvateľov na kvalitu života zvyšujú tlak na primátorov a poslancov. Obyvatelia miest a obcí očakávajú vo svojom bydlisku kvalitnú infraštruktúru aj efektívne služby od miestnych úradov. Ak majú mestá nároky občanov uspokojiť, potrebujú mať dobre nastavené procesy a efektívne informačné systémy, ktoré úradníkom a poslancom uľahčia prácu a bežným obyvateľom život. Veď podľa štúdie Európskej komisie o meraní a znižovaní administratívneho bremena neefektívna administratíva môže stáť až 6,8 percenta HDP.

Digitálne zastupiteľstvo iniciatíva poslancov

Vedenie mesta Košice neprehliadlo potenciál pre zefektívnenie činnosti úradov a ich komunikácie s občanmi. Decentralizáciou totiž mestu výrazne pribudla agenda a jej spracovanie v papierovej podobe bolo neefektívne. Pri príprave materiálov vznikali hromady papierových dokumentov, v ktorých sa potrebné informácie vyhľadávali ťažko a zdĺhavo. Od roku 2007 majú poslanci mestského zastupiteľstva k dispozícii zdieľané úložisko materiálov, pripravených na rokovania mestskej rady a mestského zastupiteľstva. Toto riešenie však neposkytovalo dostatočný komfort. Preto koncom minulého roku padlo rozhodnutie riešiť agendu mestského zastupiteľstva digitálne. Vo výberovom konaní napokon zvíťazilo riešenie DATALAN Digitálne mesto, konkrétne časť riešiaca digitálne fungovanie mestského zastupiteľstva. Spoločnosť DATALAN už má skúsenosti s digitalizáciou mestského zastupiteľstva v Martine.

Po niekoľkomesačnej dôkladnej rozdielovej analýze, ktorá zabezpečila zreálnenie procesných tokov od prípravy materiálov na rokovanie cez prípravu rokovaní mestskej rady a mestského zastupiteľstva až po schvaľovanie prijatých uznesení a vyhodnocovanie úloh, začal DATALAN implementáciu systému Digitálne zastupiteľstvo. V auguste bolo riešenie, postavené na technológii spoločnosti Microsoft, dokončené a odovzdané do prevádzky.

DATALAN Digitálne zastupiteľstvo v Košiciach

Na jednom mieste

K aktuálnym informáciám, návrhom a pripomienkam, ktoré sa predtým distribuovali prostredníctvom zdieľaného úložiska dát, už poslanci pristupujú online, cez interný portál magistrátu. Na ňom sú uložené všetky materiály pre jednotlivé zasadnutia zastupiteľstva, všetky uznesenia zastupiteľstva a informácie o priebehu jednotlivých rokovaní.

Keďže všetky informácie a dokumenty sú zálohované centrálne, ľubovoľné materiály a iné informácie nie je problém kedykoľvek a odkiaľkoľvek jednoducho vyhľadať. Riešenie zlepšuje prípravu podkladov pre zasadnutia, zefektívňuje a zrýchľuje rokovania a poskytuje presné a kvantifikované výstupy z rokovania. Preto umožňuje občanom účinne kontrolovať rozhodnutia a úlohy zastupiteľstva. Digitálne a interaktívne nebude prebiehať iba príprava materiálov pre mestské zastupiteľstvo, ale aj samotné schvaľovanie. Obrazne povedané, aplikácia bude „žiť“ aj počas zasadnutia poslancov. Napríklad pri pridávaní faktických poznámok a pozmeňovacích návrhov sa štruktúra jednotlivých bodov programu upraví. Všetko sa zaznamená do elektronickej podoby – od vyjadrení poslancov až po hlasovanie.

„V digitálnom svete nejednoznačné situácie nastať nemôžu. Pri analýze, nastavovaní a digitalizovaní procesov muselo byť jasné, čo sa s každým jedným dokumentom v danom kroku stane, kam bude smerovať. Digitalizácia zastupiteľstva bola teda aj príležitosť optimalizovať procesy a fungovanie mesta, z čoho plynú aj ekonomické úspory.“ povedala Ing. Katarína Nováková, poverená zastupovaním vedúcej referátu kancelárie samosprávnych orgánov na Magistráte mesta Košice.

E-formuláre základ elektronickej komunikácie

Prínosy digitálneho zastupiteľstva pre efektívne fungovanie mesta sú očividné, ale predsa – je to niečo, s čím sa bežný občan priamo stretne zriedkavo a tak to ani nemusí vedieť oceniť. Preňho sú oveľa zaujímavejšie online služby. Aj na toto v Košiciach mysleli, a preto DATALAN zaviedol v Košiciach aj online služby v podobe e-formulárov (formulare.kosice.sk) pre elektronickú komunikáciu občanov so samosprávou. Keďže sú postavené na technológii PDF od spoločnosti Adobe, používateľ si nemusí inštalovať žiadne špeciálne aplikácie. Postačí mu Adobe Reader, ktorý má väčšina ľudí v počítači nainštalovaný, prípadne je ho možné stiahnuť zadarmo.

Ak bude občan chcieť na magistráte niečo vybaviť – napríklad miestne dane, komunálny odpad, podať žiadosť o pridelenie vyhradeného parkovacieho miesta môže dokument odoslať elektronicky. Formuláre sú inteligentné, to znamená, že niektoré výpočty, napríklad pri vypĺňaní formulárov z oblastí miestnych daní a poplatkov, sa urobia automaticky. Občanovi to ušetrí čas a zvýši sa presnosť údajov odovzdávaných úradu. Avšak, pri niektorých úkonoch, ak občan nemá zaručený elektronický podpis, musí z dôvodu podmienok zákona o elektronickom podpise stále doručiť dokumenty aj v papierovej podobe. Mestské zastupiteľstvá však môžu odsúhlasiť, že pri jednoduchších úkonoch, ako je napríklad ohlásenie drobnej stavby, stačí, ak občan pošle formulár elektronicky. Podmienkou je, aby bol zmluvne zaviazaný a jednoznačne identifikovaný, napríklad prostredníctvom mena a hesla, GRID karty a podobne.

Privátna zóna zvyšuje komfort

Riešenie online služieb Digitálneho mesta, ktoré DATALAN predstavil, zachádza ešte ďalej a zahŕňa aj portál s privátnou zónou. Ak by sa administratíva mesta rozhodla v budúcnosti takúto možnosť poskytnúť, každý obyvateľ, ktorý prejaví záujem, dostane meno a heslo, resp. iný jednoznačný identifikátor (SMS notifikácia, GRID karta a pod.) pre online prístup k svojim osobným údajom z mestskej databázy. Ak bude potrebovať niečo vybaviť, postačí, keď sa cez internet prihlási na svoje konto, klikne na príslušnú žiadosť a zobrazí sa mu elektronický formulár s jeho vlastnými údajmi. Ten doplní o ďalšie nevyhnutné informácie a odošle na úradné konanie. Priebeh konania potom môže online monitorovať alebo si nechať posielať notifikácie e-mailom či cez SMS. Dozvie sa, kedy bola jeho žiadosť prijatá, na akom oddelení sa nachádza aj predpokladaný termín vybavenia.

Privátna zóna mesta môže poskytovať aj ďalšie služby. Môžu na nej byť zverejnené napríklad menu školských jedální s možnosťou objednať alebo odhlásiť obed online podľa svojho rozhodnutia. Cez privátnu zónu môže občan položiť jednotlivým poslancom otázky, prípadne apelovať na riešenie problémov, ktoré ho trápia.

V ideálnom scenári profitujú z online komunikácie zástupcovia mesta aj občania, lebo obidve strany sú menej zaťažené administratívou a zostáva im viac času na veci, na ktorých skutočne záleží.

Miloš Ronec

riaditeľ Divízie projektov EÚ,

DATALAN