V Consumer Finance Holdingu znížili náklady a získali spokojnejších klientov

Efektívna správa dokumetov v spoločnosti Consumer Finance Holding zabezpečuje spokojnejších klientov, úsporu nákladov a je šetrnejšia k životnému prostrediu

 

Veľký počet zákazníkov a rastúci počet ich požiadaviek znamenal pre Consumer Finance Holding, a.s. výrazný úspech, no priniesol aj nutnosť spracovávať čoraz väčšie množstvo dokumentov vo fyzickej (papierovej) forme, z čoho vyplývali niektoré zásadné problémy. Veď pri štarte projektu bolo v registratúrnom stredisku spoločnosti evidovaných približne 10 miliónov dokumentov s denným prírastkom 3 000 dokumentov. Vyhľadávanie dokumentov bolo preto zdĺhavé, vyznačovalo sa vysokou prácnosťou, chýbali informácie o aktuálnom spracovateľovi a stave spravovania daného dokumentu. Navyše, neefektívna práca s papierovými dokumentami nebola v súlade s ekologickým programom spoločnosti.

Top manažment spoločnosti Consumer Finance Holding sa preto rozhodol situáciu riešiť okamžite a čo najefektívnejším spôsobom. Dôraz bol kladený na najdôležitejšie biznis ciele, najmä vyššiu kvalitu služieb klientom vo forme rýchlej reakcie na ich požiadavky a úsporu nákladov.

 

Jediným možným riešením bolo zaviesť elektronické spracovanie informácií a konsolidácia viacerých systémov evidujúcich došlú poštu, špecifickej aplikácie na registráciu faktúr a vypožičiavanie spisov z registratúrneho strediska. Kľúčové očakávania od zavedenia elektronického spracovania informácií boli v odbúraní zdĺhavých procesov spojených s vybavovaním a manipuláciou s papierovými dokumentmi, v šetrení nákladov na správu a archiváciu papierových dokumentov, ochrane citlivých informácií a v neposlednom rade aj v podpore ekologického programu spoločnosti.

Riešenie na elektronickú správu informácií malo splniť tieto požiadavky:

• integrovať existujúce systémy vo firme do jedného riešenia,

• sprehľadniť vybavenie zákazníckych žiadostí a dennej pošty,

• chrániť citlivé informácie obsiahnuté v dokumentoch,

• minimalizovať riziko straty dokumentu (nevhodnou evidenciou, nesprávnym procesom spracovania),

• zodpovedať platnej legislatíve.

 

Riešenie – BRISK od spoločnosti DATALAN

BRISK (predtým aj DATALAN ECM suite) automatizuje spracovanie dokumentov a má za úlohu zaevidovať všetky do firmy prichádzajúce dokumenty vo forme metadát, prípadne ich previesť do elektronickej formy a uložiť ich do centrálneho dokumentového skladu. Uložené dokumenty sú spracované podľa dopredu nadefinovaných pravidiel v reálnom čase. Tým sa skracuje doba vybavenia interných procesov a spoločnosť dokáže pružne reagovať na požiadavky zákazníkov a zachovať si tak konkurenčnú výhodu.

BRISK pokrýva v spoločnosti Consumer Finance Holding nasledovné oblasti:

• príjem dennej pošty, jej evidencia a následné zaradenie do procesu spracovania,

• skenovanie a vyťažovanie dát z fyzických dokumentov (listy, zmluvy, návratky a pod.) a následné spracovanie dokumentov v elektronickej podobe,

• riadenie záznamov v súlade s platnou legislatívou (správa registratúry),

• zasielanie pošty, evidencia odchádzajúcich dokumentov a archivácia fyzických dokumentov v elektronickom formáte,

• správa fyzického archívu – zjednotenie archívnych služieb, kategorizácia dát a dokumentov, riadenie výpožičiek, vyhľadávanie dokumentov, skartácia dokumentov v zmysle platnej legislatívy a registratúrneho plánu spoločnosti (vyraďovacie konanie),

• riadenie a monitoring back-office procesov spracovania zákazníckej dokumentácie (žiadostí, zmlúv a pod.),

• integrácia systémov.

 

Cieľ splnený – úspory aj vyššia úroveň klientskych služieb

BRISK obsluhuje približne 350 používateľov a spoločnosti prinieslo:

• automatizáciu správy firemných informácií jednotným prístupom,

• vyššiu kvalitu služieb vo forme rýchlej reakcie, kratší čas na vybavenie žiadostí,

• jednoduchšiu koordináciu oddelení zákazníckej podpory,

• zdieľanie aktuálnych informácií medzi tímami,

• podporu legislatívy na archiváciu dát,

• podporu procesného riadenia,

• integráciu so systémami,

• okamžité vyhľadávanie dokumentov alebo ich obsahu,

• podporu ekologického programu – bezpapierová kancelária.

 

O správnosti voľby riešenia správy dokumentov a informácií elektronickým spôsobom vypovedajú aj zaujímavé čísla. Spoločnosť vďaka implementácií ročne ušetrí ročne viac ako tisíc hodín práce s dokumentami a viac ako 144 tisíc strán papiera (viac ako 700 kg). Celkové úspory nákladov predstavujú približne 39 tisíc eur za rok.

 

Použité riešenia Na efektívnu správu dokumentácie boli nasadené produkty Správa zákazníckej dokumentácie, Správa firemnej korešpondencie a Správa registratúry zo skupiny produktov BRISK ( DATALAN ECM suite). Tieto riešenia obsahujú moduly Podateľna, Skenovanie, Workplace a výpožičky, Registratúrne stredisko, Reporting a dávkové informácie. BRISK využíva technológie BEA Aqua Logic Portal, IBM WebSphere Application Server a BEA Aqua Logic BPa.

Juraj Orság,
projektový manažér,
DATALAN, a. s.

Späť »