Zraniteľné miesta správy dokumentov

Intelektuáli vyriešia problémy, géniovia im predchádzajú. Albert Einstein

Nesprávna Identifikácia

Prvým slabým miestom správy dokumentov je nesprávna identifikácia.
Niekoľko faktov z prieskumu trhu zameranom na 300 spoločností v EU zo segmentov finančné služby, verejná správa a IT spoločnosti, vykonaným spoločnosťou Dicom Group:

• napriek dôležitosti, aká sa pripisuje správe informácií, len je IT manažér v menej ako 40% spoločností zodpovedný za procesy a pravidlá správy dennej pošty
• výsledkom toho je zásadný rozdiel v spracovaní prichádzajúcej elektronickej dokumentácie (maily) v porovnaní s došlou poštou v papierovej podobe
• viac ako polovica žiadostí prichádzajúcich emailom je vyriešenia oneskorene
• približne 40% prípadov dennej pošty považujú manažéri spracované na slabej úrovni
• 22% spoločností potrebuje viac ako 3 dni, aby zadali údaje z papierových dokumentov do IT systémov. (Infoconomy Survey)

Typickým príkladom je formálna sťažnosť zákazníka, ktorá prišla do firmy dennou poštou. Kvôli chybnému zaradeniu dokumentu na podateľni prechádza sťažnosť viacerými oddeleniami a predlžuje sa doba jeho vybavenia. Naoko banálna chyba môže mať pomerne „drahé“ následky – strata zákazníka alebo pokuta v prípade, že dokument nebol vybavený v zákonom stanovej lehote.

Moderné ECM riešenia dokážu automaticky rozlíšiť akýkoľvek obsah dokumentu a zaradiť na spracovanie. Na základe vopred definovaných znakov – tými sú napríklad kľúčové slová, kódy, čísla projektov, a podobne dokument kategorizujú a posunú zodpovedných pracovníkom na spracovanie.
Veľkou prednosťou takýchto systémov je inteligentné rozpoznávanie dokumentov a dynamická vytváranie zložiek. Na jednom mieste, a automaticky bez asistencie  personálu sa identifikujú všetky prichádzajúce informácie do firmy – vrátane pošty, ručne písaných listov, emailov, projektovej dokumentácie, záznamov a podobne. ECM systém dokáže rozlíšiť, či sa jedná o objednávku alebo faktúru, automaticky ju priradí k projektu, alebo tovaru a pošle na spracovanie. V prípade sťažnosti dokáže systém „prečítať“ meno zákazníka, v Všetky informácie sú k dispozícii v jednom systéme, v ktorom sa v ďalších krokoch spracovávajú. Inteligentné ECM systémy navyše dokážu dynamicky dokumenty a informácie zoskupovať podľa spoločných znakov, a to vrátane všetkej historickej dokumentácie . V praxi to znamená, že sa napríklad ku zákazke k dodávke kancelárskeho papiera automaticky priradia všetky historické objednávky papiera, cenové ponuky zmluvy s dodávateľom, dodatky, sťažnosti, emailová komunikácia a podobne.

Nesprávne spracovanie

Ďalšou zraniteľnou oblasťou v správe dokumentov je pomalý alebo nesprávny postup spracovania dokumentu. Napriek tomu,

• viac ako 85% procesov je spustených na základe dokumentov
• 78%  dokumentov obsahuje dôverné informácie
• viac ako +50% času, ktorý trvá od obdržania dokumentu po spustenie procesu jeho spracovania je minutý neefektívne  (zdroj: Dicom Group)

Typickým príkladom je došlá faktúra. Schvaľovacím konaním putuje v papierovej podobe po rôznych oddeleniach. 5% všetkých dokumentov sa vo firme stratí, v lepšom prípade sa predlžuje schvaľovanie, napríklad tým, že je zodpovedný pracovník na dovolenke. Firma je tak vystavená riziku pokút kvôli nedodržaniu termínu. EC systémy zabezpečujú spracovanie dokumentov podľa stanovených predpisov – navyše, ponúkajú alternatívne riešenie v prípade zastúpenia, a upozorňujú, ak sa dokument na niektorom mieste zdrží nad rámec lehoty.

Kvantum informácií, ktoré nikdy nevieme nájsť. Najmä včas

Informácie sa stali fenoménom doby – sú kľúčové pri tvorbe dlhodobej stratégie aj pri riešení každodenných úloh. Informácie a dokumenty systematicky ukladáme stovkách záložiek a reportov. Problém však nastáva v momente, keď potrebujeme rýchlo vyhľadať detail sťažnosti, či historickej objednávky. Najmodernejšie ECM systémy dokážu vďaka taxonomickému spracovaniu dokumentov vyhľadať a zoskupiť všetky typy informácií a dokumentov. Klasifikácia = identifikácia dokumentov prebieha automaticky, a mapuje celý obsah dokumentu. Vďaka sémantickým technológiám si viete v priebehu pár minút vytvoriť aktuálny prehľad k projektom, cenovým ponukám, a podobne, vrátane súvisiacej emailovej komunikácie.

ECM riešenia sú čoraz diskutovanejšou témou najmä v spoločnostiach, ktoré potrebujú zaviesť prehľadný systém v spracovaní firemnej dokumentácie. Správa dokumentov a ich obsahu už nie je možnosťou, ako riadiť biznis efektívne. Je nevyhnutnosť.