Datalan

Trnavská univerzita v Trnave
Elektronizácia dokumentov na všetkých fakultách

Projekt zefektívnenia správy dokumentov a riadenia procesov univerzity prostredníctvom moderných IT je na akademickej pôde v súčasnosti základným predpokladom pre poskytovanie kvalitného vzdelávania.

Fakty
Implementovali sme informačný systém pre správu a manažment, prostredníctvom ktorého mohla škola uviesť do praxe informatizáciu množstva zmlúv, vnútorných predpisov, zápisníc zo zasadnutí a tiež procesov ako sú pripomienkovanie a schvaľovanie dokumentov, schvaľovanie rezervácií miestností, zaevidovanie úloh, či správa registratúry a elektronických formulárov. Využitie najnovších technológií je kľúčovým prvkom smerom k vedomostnej spoločnosti a zároveň prináša optimalizáciu do správy a riadenia univerzity ako celku.

Riešenie
Implementovaný ISSM je riešenie šité na mieru univerzite a pri jeho vývoji boli zohľadnené všetky potreby a požiadavky akademickej inštitúcie. Podkladom pre vývoj boli hĺbkové analýzy dokumentácie, procesov, registratúry a formulárov univerzity. Výsledné riešenie zabezpečuje prehľadnú a ucelenú formu správy jednotlivých typov dokumentov a procesov s nimi súvisiacimi na univerzite, komplexnú správu registratúry a zabezpečuje využitie digitalizovanej podoby štandardizovaných formulárov, ktoré sa na univerzite používajú.

Celý informačný systém sa skladá z dvoch častí, ktoré v sebe zahŕňajú jednotlivé moduly, spolu úzko súvisiace: časť pre správu dokumentov, procesov a formulárov, a časť pre správu registratúry a skenovanie.

Používateľom sú na základe ich rolí sprístupnené jednotlivé moduly a akcie v nich, na ktoré majú príslušné používateľské práva. Týmto je jednoznačne zaručená informačná bezpečnosť a korektné nastavenie obsluhovania jednotlivých modulov prislúchajúcimi zodpovednými osobami pre dané vykonávané činnosti prebiehajúce na univerzite.

Prínosy
- zefektívnenie správy a manažmentu vysokej školy
- vytvorenie komunikačného prostredia na výmenu informácií
- uľahčenie prístupu k informáciám
- automatizácia jednotlivých procesov


Systém je jedným z prvkov udržiavania kvality poskytovaného vysokoškolského vzdelávania na našej univerzite, ktorej sa darí udržiavať si postavenie inštitúcie predstavujúcej koncentráciu zdrojov vedy a vzdelania, a profesionálnej odbornosti ľudí, opierajúcej sa o tradičné hodnoty.

prof. doc. JUDr. Marek ŠMID, PhD.
rektor

Prípadová štúdia Trnavská univerzita v Trnave.pdf

Chcete sa o našich riešeniach dozvedieť viac? Dohodnite si stretnutie s našimi odborníkmi.