Datalan

Inovácie v rámci elektronizácie procesov súvisiacich s prípravou a realizáciou zastupiteľstiev, modernizácia portálu a zvýšenie transparentnosti publikovaním údajov o volených zástupcoch. Aj to sú prínosy Digitálneho zastupiteľstva – webovej aplikácie od DATALANu, ktorú sme implementovali u zákazníka Trnavský samosprávny kraj. Smart riešenie, ktoré umožňuje publikovanie v zmysle legislatívy, zvyšuje otvorenosť a transparentnosť, eliminuje náklady na procesy súvisiace s prípravou a spracovaním vstupných a výstupných materiálov pre zastupiteľstvo, papier, tlač a archiváciu.

Základnou požiadavkou zákazníka na začiatku tohto projektu bolo ponúknuť širokej verejnosti informácie o zasadnutiach Zastupiteľstva Trnavského samosprávneho kraja nad rámec, predpísaný legislatívou. Zobraziť vo vizuálne jednotnom a pútavom formáte zaujímavé fakty o volených členoch samosprávy, o ich činnosti, pracovnej náplni, pracovnej disciplíne. Zoznámiť občana s jeho zástupcami v rámci samosprávneho kraja, vyjsť z anonymity.

Webová aplikácia Digitálne zastupiteľstvo bola na Trnavskom samosprávnom kraji nasadená v rámci projektu OPIS v roku 2015. Táto aplikácia komplexne zastrešuje všetky procesy, súvisiace s prípravou elektronických podkladov pre zasadnutia komisií, rady a zastupiteľstva. Zefektívňuje a uľahčuje prípravu materiálov a nezávisle od materiálov umožňuje evidovanie plánu zasadnutí. Podporuje evidenciu prijatých uznesení a sledovanie plnenia úloh vyplývajúcich zo zasadnutí. Sprístupňuje všetky materiály v elektronickej podobe zamestnancom úradu, členom komisií a poslancom. Umožňuje jednoduché publikovanie relevantných informácií o zasadnutiach pre verejnosť a zároveň slúži ako centrálny archív materiálov za všetky volebné obdobia. V spojení s moderným a dizajnovo pútavým portálom digitalnemesto.sk ponúka nástroje na evidenciu a následné zverejnenie údajov, kontaktov a dokumentov o volených zástupcoch samosprávy.

Zamestnanci úradu Digitálne zastupiteľstvo aktívne využívajú, preto sme sa rozhodli v spolupráci s Trnavským samosprávnym krajom nadviazať na jej funkcionalitu, rozšíriť ju, a zároveň prepojiť jej dátovú základňu s moderným a vizuálne pútavým portálom Digitálne mesto, ktoré tvorí prezentačnú vrstvu dostupnú verejnosti.

Realizácia projektu bola rozdelená do troch základných etáp.

Inštaláciou novej verzie aplikácie Digitálne zastupiteľstvo sme ponúkli zamestnancom úradu benefity, ktoré táto verzia prináša. Digitálne zastupiteľstvo novej generácie umožňuje efektívnejšie a jednoduchšie riadenie procesov prípravy materiálov a dokumentov, určených na prerokovanie k jednotlivým bodom programu zasadnutia. Podporuje plynulú tvorbu plánu rokovaní nezávisle od stavu rozpracovania materiálov. Ponúka automatické vytváranie programu zasadnutia, zefektívňuje evidenciu prijatých uznesení a ich hromadné generovanie z prerokovaných a schválených návrhov na uznesenia. Zjednodušuje proces sledovanie termínov a stavu plnenia úloh. Sprístupňuje materiály v elektronickej podobe členom komisií, rady a poslancom v rámci webstránky s novým, prehľadným a používateľsky komfortným vizuálom. Distribúciu materiálov k poslancom podporuje aj možnosť zapnutia notifikácií pre poslanca o pripravených materiáloch, o zaevidovaní materiálu, jeho zmene a priradení na zasadnutie, dostupnosť materiálov priamo cez link v emaily, s možnosťou vytvorenia pdf verzie celého materiálu vrátane všetkých príloh. Aplikácia umožňuje jednoduché publikovanie relevantných informácií o zasadnutí pre verejnosť na jeden klik. Podporuje fulltextové vyhľadávanie v dokumentoch v rámci celej aplikácie za všetky volebné obdobia. Umožňuje anonymizáciu generovaných príloh na publikovanie (GDPR). Poskytuje rozhranie pre administráciu integrácie na hlasovací systém HER, kontrolu bodov a zosúladenie zmien v programe zasadnutia, ktoré vznikli v procese rokovania (napríklad pribudnutý bod programu).

Nasadením portálu Digitálne mesto (pod názvom Otvorená samospráva (OSAM)) do infraštruktúry TTSK a prepojením s aplikáciou Digitálne zastupiteľstvo dostal zákazník k dispozícii komplexnú prezentačnú vrstvu pre verejnosť. Občan sa jednoducho dostane k prehľadným informáciám o zasadnutiach zastupiteľstva prostredníctvom stránok, zobrazujúcich termíny zasadnutí zastupiteľstva, body programu, portál poskytuje zverejnené materiály na prezeranie či zdieľanie prostredníctvom sociálnych sietí, zobrazuje informácie o hlasovaniach k bodom programu, zobrazuje prílohy k zasadnutiam (zápisnice, pozvánky, zoznamy uznesení a podobne).

Následné úpravy oboch súčastí riešenia pre Trnavský samosprávny kraj – aplikácie Digitálne zastupiteľstvo a portálu Otvorená samospráva – zabezpečili doplnenie funkcionality o možnosť evidencie a následného komfortného a jednoduchého manažovania zverejňovaných údajov o volených členoch samosprávy. Doplnila sa možnosť evidencie a publikovania dát o dochádzke poslancov na rokovania priamo na detaile rokovania v aplikácii. Verejnosti sú na nových stránkach portálu prezentované informácie o predsedovi a podpredsedoch TTSK – mená, fotografie, kompetencie a zodpovednosti, životopisy, kontakty a linky na sociálne siete. Karta poslanca poskytuje komplexný náhľad na prácu poslanca zastupiteľstva – jeho dochádzku na rokovania, prehľad hlasovaní a členstvo v komisiách či rade TTSK. Občan sa prostredníctvom stránok portálu dostane k archívu videozáznamov zo zasadnutí alebo si môže pozrieť livestream z práve prebiehajúceho rokovania. Zverejnené sú aj informácie o hlavnom kontrolórovi a jeho dokumenty – kontrolné správy, ktoré kontrolór môže zaevidovať do aplikácie Digitálne zastupiteľstvo a následne zverejniť pre verejnosť. Pridanou hodnotou portálu Otvorená samospráva je responzívnosť a tiež podpora pre jazykové mutácie (EN, HU).

Technologický pohľad

Riešenie  je  postavené  na  technológii  ASP.NET,  využíva  SQL  databázu a inštalovaná je v infraštruktúre Úradu, na virtuálnom serveri, ktorý slúži ako aplikačný aj databázový server.

Pri riadení projektu boli využité princípy hybridného projektového manažmentu. V rámci nástrojov agilného riadenia bol vysoký dôraz kladený na interaktívnu komunikáciu priamo s používateľmi aplikácie. Boli zapojený už pri identifikácií a výbere rozvojových tém a príprave detailnej špecifikácií prostredníctvom niekoľkých spoločných workshopov a v rámci jednotlivých iterácií prebiehala postupná akceptácia zrealizovaných výstupov.

Projekt sme odštartovali v máji 2019 a úspešne ukončili v decembri 2019.

Chcete sa o našich riešeniach dozvedieť viac? Dohodnite si stretnutie s našimi odborníkmi.