Datalan

U dlhoročného zákazníka z bankového sektora už niekoľko mesiacov prebieha fyzická archivácia dokumentov banky, o ktorú sa stará externá spoločnosť. V rámci služieb poskytujú služby ako zaradenie do archívu, výpožičku alebo výber z archívu. Pri množstve dokumentov, s ktorými externý archív pracuje, je však dôležité, aby všetky strany vedeli, kde sa v danej chvíli konkrétny dokument nachádza. Preto bolo potrebné zjednotiť všetky procesy a databázy, s ktorými pracujú. Keďže zákazníkovi už dodávame registratúru CEZAR, prepojili sme ju s archívnym systémom a získali tak funkčné riadenie toku dokumentov, optimalizáciu a prehľad o ich stave.

CEZAR je licencovaný produkt z dielne DATALANu, ktorý zabezpečuje jednotnú platformu pre elektronickú správu registratúry. Projekt spočíval v prepojení nášho systému CEZAR s externými a internými systémami klienta za účelom automatizácie e2e (end-to-end) procesov pri archivácii dokumentov a súvisiacej práce s nimi. Unikátny bol rozsah integrácie nielen z hľadiska prepojených IS, ale aj z hľadiska dotknutých dodávateľov a organizačných úsekov klienta.

Cieľom bola integrácia 3 základných systémov: Registratúry CEZAR, ktorú zákazníkovi dodáva DATALAN, Dokument manažment systému – DMS klienta, ktorý zákazníkovi dodáva tretia strana a Archívneho systému, ktorý si klient zabezpečil formou oursorcingu.

Predmetom dodávky bola implementácia základných e2e procesov:

CEZAR v tomto prípade tvorí jadro, ktoré celý proces riadi. Spisy z archívu „pretečú“ cez CEZARa a uložia sa v DMS, kde s nimi môžu pracovať aj ďalší oprávnení používatelia bez posielania opätovnej žiadosti do archívu.

S implementáciou týchto základných procesov súvisí, samozrejme, aj dátová konsolidácia identifikačných, kategorizačných, popisných a stavových údajov o jednotlivých dokumentoch vo všetkých dotknutých systémoch klienta. Súčasťou realizácie bola aj konsolidácia údajov, ktoré vznikli tým, že reálne boli používané služby archívu relatívne dávno predtým, ako došlo k integrácii (t. j. do archívu boli odosielané, resp. boli z neho vypožičiavané dokumenty bez toho, aby informácie o týchto presunoch boli zaznamenávané do IS, ktoré ich evidovali).

Z projektového hľadiska bola táto úloha špecifická tým, že na jej realizácii sa podieľali, okrem našej spoločnosti ďalšie tímy - tím dodávateľa archívnych služieb (externý tím), či viaceré interné tímy klienta, ktoré riešili jednotlivé dotknuté moduly (najmä integračnú vrstvu, DMS, core systémy a špecifické moduly klienta, ktorými klient realizuje operácie podliehajúce bezpečnostným a technologickým obmedzeniam, ako napr. prenos veľkých súborov z externého okolia do svojej chránenej internej infraštruktúry).

Očakávané prínosy:

Z realizačnej stránky považujeme za zaujímavé:

Projekt sme odštartovali začiatkom apríla 2019. S testovaním sme začali v októbri a finálne sme ho zákazníkovi nasadili do produkcie v januári 2020. Reálne používanie v produkčnom móde je však obmedzené aktuálnou situáciou s Covid 19 (nutné organizačné zmeny na stane klienta) a vyriešením aktuálne posledného rozšírenie zadania, súvisiaceho s vyriešením prevádzkových a bezpečnostných obmedzí na úrovni produkčnej infraštruktúry.

V budúcnosti predpokladáme ďalší postup v konsolidácii dát a procesov u tohto nášho zákazníka, ktorých súčasťou je aj ďalšie prehĺbenie integrácie jednotlivých systémov.

Chcete sa o našich riešeniach dozvedieť viac? Dohodnite si stretnutie s našimi odborníkmi.