ePorady - systém pre efektívnu prípravu a priebeh rokovaní a online stretnutí

Webová aplikácia ePorady od DATALANu komplexne zastrešuje všetky procesy súvisiace s prípravou elektronických podkladov pre vaše stretnutia. V praxi je vďaka svojim funkcionalitám veľkým prínosom pre zasadnutia akademických orgánov univerzít, no určená je aj pre rokovania a pracovné porady vedenia alebo pracovných skupín v prostredí rôznych inštitúcií ci organizácií.

Rokujte online a efektívne

Riešenie ePorady zefektívňuje a uľahčuje prípravu materiálov a nezávisle od materiálov umožňuje evidovanie plánu zasadnutí. Podporuje evidenciu prijatých uznesení a sledovanie plnenia úloh schválených na zasadnutí. Sprístupňuje všetky materiály v elektronickej podobe adresne pre členov konkrétnej pracovnej skupiny, orgánu, komisie, rady a pod. Plne podporuje procesy spojené s realizáciou zasadnutí inštitúcií na diaľku. Priamo z prostredia aplikácie moderátor zasadnutia spúšťa diskusiu a následne hlasovanie k bodom programu. Elektronické hlasovanie zúčastnených je v reálnom čase zaznamenané a výsledky sú ihneď prehľadne prezentované účastníkom zasadnutia. Aplikácia zároveň slúži ako centrálny archív materiálov s prehľadným fulltextovým vyhľadávaním v metadátach aj dokumentoch.

eporady obrazok

To pravé pre vás? Áno, ak:

Prínosy ePorady riešenia

Podporované procesy

eporady procesy schema

Popis procesov

EVIDENCIA MATERIÁLU

Evidencia materiálov v aplikácii je jednoduchá a intuitívna. K jednému materiálu používateľ môže pripojiť neobmedzené množstvo
príloh rôznych formátov, pričom aplikácia umožňuje aj automatickú konverziu príloh do pdf formátu priamo pri priložení k materiálu.
Zaevidovaním schvaľovacieho procesu na materiáli je pripravený tok materiálu (workflow) k jednotlivým schvaľovateľom, samozrejmosťou je mailová notifikácia o materiáli čakajúcom na schválenie. Ihneď po priradení materiálu na rokovanie sú dokumenty prístupné oprávneným používateľom podľa zadefinovaných prístupových práv na čítanie údajov zasadnutia.

EVIDENCIA ZASADNUTÍ​

Plán zasadnutí je možné v aplikácii tvoriť nezávisle na príprave materiálov na celé zvolené obdobie dopredu. Pridanou hodnotou je definovanie opakujúcich sa bodov programu a ich následné automatické generovanie. Ich poradie môže oprávnený používateľ kedykoľvek meniť. Automaticky vygenerovaná pozvánka na zasadnutie v pdf formáte obsahuje všetky potrebné údaje o zasadnutí – termín, miesto konania, program zasadnutia. Používatelia majú na základe definovaných prístupových práv k zasadnutiu oprávnenie k bodom programu evidovať svoje pripomienky, pozmeňujúce návrhy a poznámky. Proces rokovania je podporený možnosťou elektronického hlasovania priamo v aplikácii.

EVIDENCIA UZNESENÍ A ÚLOH

Prijaté uznesenia evidujú oprávnení používatelia v aplikácii po prerokovaní bodu programu. Uznesenia uchovávajú väzbu na rokovanie a konkrétny bod programu. Úlohy vyplývajúce z prijatých uznesení obsahujú informácie o termínoch pre vyhodnotenie stavu plnenia. Používateľom určený počet dní pred uplynutím tohto termínu dostáva riešiteľ úlohy, jeho zástupca a jeho nadriadený notifikáciu o potrebe pridať vyjadrenie k úlohe. Zamestnanec, zodpovedný za kontrolu plnenia úloh, jednoduchým úkonom vygeneruje zo zoznamu úloh report o stave plnenia. Tento report je možné uložiť ako súbor a pripojiť k nasledujúcemu zasadnutiu ako bod programu s kontrolou plnenia uznesení.

INFORMOVANIE O ČLENOCH INŠTITÚCIE

Aplikácia umožňuje administráciu zoznamu zamestnancov inštitúcie. K základným údajom o osobách môže oprávnený používateľ
zaevidovať fotografiu, životopis, majetkové priznania a iné dokumenty.

Referencie

stu slovenska technicka univerzita logo
tuzvo Technicka univerzita zvolen logo
poprad mesto logo
presov mesto logo
hurbanovo logo
BA SK bratislavský samosprávny kraj logo
TT SK trnavský samosprávny kraj logo
NR SK nitriansky samospravny kraj logo
BB SK banskobystrický samosprávny kraj Logo

Máte záujem o viac informácií?