Okrem mnohých iných systémov používajú Technická univerzita v Košiciach a Prešovská univerzita v Prešove aj Modulárny akademický informačný systém MAIS a Registratúru – Memphis. Pre automatizáciu spracovania je však vhodné mať tieto systémy prepojené, pretože vzájomne súvisia. Preto sme pre TUKE a UNIPO rozšírili správu registratúry a prepojili ju s už používaným MAISom. K univerzitám, pre ktoré spravujeme registratúru patrí aj Technická univerzita vo Zvolene, ktorá však využíva Univerzitný informačný systém UIS a ktorý sme tiež prepojili s Registratúrou – Memphis.
Prvým riešením, ktoré sme na univerzity dodali, bola Registratúra, ktorá spĺňa všetky legislatívne požiadavky. Nasledoval krok k integráciám, ktorého najlepším riešením bola integrácia pomocou datalanského riešenia eGOV Connector, ktorá nám umožnila plnoautomatizovane spracovávať elektronické podania.
Výhody tohto riešenia sa objavili okamžite. Za najväčší prínos integrácie pomocou eGOV Connectora považujeme jeho rozsiahle konfiguračné nastavenia, ako sú napríklad interval odoslania a prijatia správ z portálu UPVS a tiež počet spracovaných správ, v rámci ktorého je možné zvoliť si ich počet. Takáto konfigurácia nám umožnila optimalizovať počet prijatých podaní – to znamená, že podania neprichádzajú v jednorazových návaloch, ale je možné kvantifikovať ich v určitých časových intervaloch počas celého dňa a dosiahnuť tak funkčné rozloženie v pracovnom čase.
Ďalšou výhodou riešenia je možnosť spracovania doručeniek priamo v systéme registratúry Memphis. Nasledujúcim krokom, ktorý plánujeme, je prepojenie MAIS a UIS a zautomatizovanie spracovania prihlášok na vysokú školu. Výsledkom takéhoto riešenia bude odbremenenie zamestnancov a odstránenie duplicity práce počas prijímacieho konania študenta.
Prepojením MAIS a UIS a registratúry Memphis integrovanej na UPVS vieme automatizovane spracovať elektronické prihlášky študenta a akékoľvek elektronické podanie podané prostredníctvom portálu Slovensko.sk, ale čo je najpodstatnejšie – vieme so študentmi komunikovať elektronicky. Celý proces prijímania tak vieme zrealizovať elektronicky bez potreby papierovej komunikácie. Vďaka rozsiahlej podpore registratúry Memphis sme schopní umožniť integráciu takmer akéhokoľvek informačného systému.
Integrácia medzi MAIS/UIS a registratúrou Memphis spočíva v tom, že z MAIS/UIS je možné v Memphise zakladať spisy, vkladať do nich záznamy. Je možné odosielať korešpondenciu študentom, prednostne elektronicky (v prípade aktívnej elektronickej schránky študenta) alebo listinne.
MAIS a UIS a Memphis sme integrovali v prípadoch ako vytvorenie záznamu a spisu z registratúry Memphis; založenie, ukončenie a zrušenie štúdia; zistenie stavu elektronickej schránky študenta; vytvorenie odchádzajúceho záznamu v Memphis; notifikácia o doručení do el. schránky a mapovanie užívateľov MAIS/UIS a Memphis.
