Memphis - správa registratúry

Registratúra Memphis z dielne DATALANu eviduje v súlade s platnou legislatívou SR registratúrne záznamy a spisy, ktoré do vašej organizácie prichádzajú a odchádzajú alebo sú vytvorené interne. Riešenie riadi spracovanie registratúrnych záznamov v organizácii od zaradenia záznamu do spisu, vybavenia poverenými spracovateľmi až po jeho úschovu a vyradenie. Zároveň poskytuje okamžité informácie o štádiu vybavovania záznamov a spisov a kontroluje dodržiavanie zákonných a interných lehôt.

Riešenie je držiteľom Certifikátu o zhode informačného systému s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry v znení opatrenia Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 203/2021 Z. z. uvedenej úrovne – Vysoká úroveň

Memphis potrebujú
organizácie, ktoré:

  • riešia zákonné požiadavky
  • pracujú s množstvom rôznych dokumentov
  • dokumenty nie je možné spracovávať v pevne definovanom procese 
  • dokumenty sú spolu s dokumentáciou organizované do spisov
  • spisy majú pevne definovaný životný cyklus
  • pracujú s fyzickými dokumentami a spismi uloženými v archíve

Fulltextové vyhľadávanie a rozšírené filtrovanie

Vyhľadávanie v aplikácii MEMPHIS je rýchle a intuitívne. Podporuje základné aj rozšírené filtre, fulltextové vyhľadávanie v metadatách a obsahu príloh, vďaka čomu je orientácia v záznamoch jednoduchá aj pri veľkom objeme údajov.

Integrácia na slovensko.sk a ďalšie informačné systémy

MEMPHIS umožňuje integráciu na rôzne IS miest a obcí ako KORWIN, URBIS alebo DCOM ale aj integráciu na DMS (Alfresco, Sharepoint). Podporuje tiež integráciu na akademické informačné systémy (UIS, MAIS) a rôzne iné.

Hromadné akcie a agendové spisy

Efektívnejšia práca s registratúrou vďaka hromadným akciám, ako sú presuny, vyradenia či zmeny stavu záznamov. Agendové spisy umožňujú logicky združovať dokumenty k jednotlivým agendám a zabezpečujú lepší prehľad.

Praktická Drag & Drop funkcia príloh

Umožňuje jednoduché pridávanie príloh k záznamom pomocou funkcie „ťahaj a pusti“ (Drag & Drop). Dokumenty je možné priamo presúvať zo súborového priečinku do aplikácie, čo urýchľuje a zjednodušuje prácu s evidenciou príloh.

Aplikácia v cloude

MEMPHIS je možné prevádzkovať aj v cloude, čo prináša vyššiu dostupnosť, bezpečné zálohovanie a minimálne nároky na IT infraštruktúru na strane zákazníka, plus dvojfaktorovú autentifikáciu.

Moderný a responzívny dizajn

Práca v modernom a intuitívnom používateľskom rozhraní. Vďaka responzívnemu dizajnu je možné pracovať s aplikáciou aj na rôznych typoch zariadení bez straty komfortu.

Certifikácia MV SR

Aplikácia je certifikovaná Ministerstvom vnútra SR, podľa Výnosu 525/2011 Z. z., čo zaručuje súlad s platnou legislatívou v oblasti vedenia elektronickej registratúry a bezpečnostného spracovania údajov v prostredí verejnej správy.

Integrácia na agendové IS cez rest API

MEMPHIS podporuje prepojenie s agendovými informačnými systémami prostredníctvom moderného REST API rozhrania, čo umožňuje bezpečnú a efektívnu výmenu údajov medzi systémami.

Viacero spoločností v skupine (holding)

Je možné spravovať registratúru viacerých organizácií v rámci jedného prostredia. Podporuje viacúrovňové nastavenie práv a štruktúr, vďaka čomu je ideálna pre organizácie združené v holdingoch, skupinách obcí či škôl, ktoré potrebujú samostatne spravovať svoje záznamy, spisy a zároveň efektívne zdieľať spoločné funkcionality. 

Individuálne nastavenia

MEMPHIS umožňuje používateľom prispôsobiť si prostredie podľa svojich potrieb. Od nastavenia preferovaných agend a formulárov, cez spôsob zobrazenia údajov, až po výber predvolených typov záznamov – MEMPHIS poskytuje flexibilitu pre efektívnejšiu a pohodlnejšiu prácu každého používateľa.

Evidencia úradných dokumentov

MEMPHIS podporuje prácu s evidenciou úradných dokumentov v zmysle legislatívnych požiadaviek. Umožňuje evidovanie, triedenie a správu úradných dokumentov podľa pravidiel spisového poriadku a metodických usmernení MV SR. 

Skenovanie a bar code

Rýchle skenovanie dokumentov priamo do aplikácie pomocou čiarových kódov, ktoré uľahčujú identifikáciu dokumentov a automatizujú procesy ich evidencie, triedenia a vyhľadávania.

Workflow Elsa

Riadenie procesov prostredníctvom workflow – teda definovaných pracovných postupov. Vďaka workflow je možné nastaviť schvaľovanie, pripomienkovanie, elektronické podpisovanie a sledovanie stavu dokumentov podľa vopred určených pravidiel, čím sa zvyšuje prehľadnosť a efektivita práce.

Schvaľovanie / pripomienkovanie

MEMPHIS umožňuje elektronické schvaľovanie a pripomienkovanie dokumentov priamo v systéme. Používatelia môžu dokumenty schvaľovať, zamietať, vrátiť na doplnenie alebo k nim pridávať pripomienky – a to všetko s úplnou evidenciou krokov, dátumov a zodpovedných osôb.

Centrálne úradné doručovanie

Centrálne úradné doručovanie (CÚD) je modul elektronického doručovania, v rámci ktorého sa vyhotovujú a doručujú listinné rovnopisy elektronických úradných dokumentov automatizovane cez ÚPVS.

Modul dlhodobého uchovávania registratúrnych záznamov​

Modul MDÚRZ slúži na dlhodobé uchovávanie elektronických dokumentov, elektronických správ alebo registratúrnych záznamov, jednoznačnosť ich obsahu a predlžovanie dôveryhodnosti elektronických podpisov aj po ich technologickej platnosti.

Centrálny register zmlúv

Umožňuje integráciu na CRZ.  CRZ je internetovou stránkou, na ktorej sú zverejnené zmluvy, ktoré uzavrela povinná osoba podľa §5a zákona č.211/2000 Z.z..

ePodací hárok SP

Funkcionalita ePodacieho hárku v aplikácii MEMPHIS umožňuje elektronickú prípravu, evidenciu a export zásielok určených na odoslanie cez Slovenskú poštu. Systém podporuje vytváranie elektronického podacieho hárku vo formáte XML podľa štandardu Slovenskej pošty, čo zjednodušuje proces odosielania fyzickej pošty, šetrí čas a zabezpečuje presnosť údajov.

Šablóny

MEMPHIS umožňuje prácu s preddefinovanými šablónami formulárov, ktoré zjednodušujú tvorbu opakujúcich sa typov výstupných dokumentov – ako sú úradné listy, rozhodnutia či všeobecná agenda. Užívatelia tak môžu efektívne pracovať s jednotnou dokumentáciou v súlade s požiadavkami úradu alebo organizácie.

Podpisuj.sk

Podporuje integráciu na aplikáciu podpisuj.sk, ktorá umožňuje vytváranie zaručenej konverzie a hromadného podpisovania.

Disig a hromadné podpisovanie

Hromadné podpisovanie dokumentov je možné prostredníctvom integrácie s riešením Disig. Funkcia je určená pre používateľov, ktorí potrebujú elektronicky podpísať väčší počet dokumentov naraz. Umožňuje zvoliť typ podpisu (napr. kvalifikovaný elektronický podpis) a zabezpečuje rýchle, pohodlné a bezpečné spracovanie registratúrnych záznamov.

Rozšírenie o exekučný modul

Aplikáciu MEMPHIS je možné rozšíriť o modul pre evidenciu a správu exekučných konaní. Modul umožňuje sledovanie podaní, dokumentácie a rozhodnutí súvisiacich s exekúciami, čím zjednodušuje administratívu a zabezpečuje prehľadnosť procesov v rámci tejto špecializovanej agendy.

Outlook plugin

Aplikácia MEMPHIS umožňuje integráciu s Microsoft Outlook prostredníctvom doplnku, ktorý umožňuje evidovať doručené alebo odoslané e-maily (vrátane príloh) priamo do registratúry ako registratúrne záznamy. Doplnok zabezpečuje aj predvyplnenie metadát z e-mailu, čo zjednodušuje evidenciu záznamov.

Integrácia na DCOM

Ide o integráciu do Dátového centra veľkých obcí a miest, ktorá je v súlade s certifikáciou IS DCOM. 

Máte otázky? Pýtajte sa.

Web - Kontaktný formulár

Kontakty

Adresa:

Krasovského 14, 851 01 Bratislava

E-mail:

Telefón:

Adresa:

Krasovského 14, 851 01 Bratislava

Telefón:

Adresa:

Námestie Vajanského 15299/7, 974 01 Banská Bystrica

Telefón:

Adresa:

Dolné Rudiny 3, 010 01 Žilina

Telefón:

Adresa:

Rozvojová 2, 040 11 Košice

Telefón:

Adresa:

Na hlinách 1786/16, Kobylisy, 182 00 Praha 8

E-mail:

Súhlas so spracovaním mojich osobných údajov na účely konzultácie so spoločnosťou DATALAN, a.s.  na dobu potrebnú na konzultáciu.  Beriem na vedomie, že tento súhlas môžem kedykoľvek odvolať v zmysle podmienok v dokumente Spracovanie osobných údajov