Memphis - správa registratúry
Registratúra Memphis z dielne DATALANu eviduje v súlade s platnou legislatívou SR registratúrne záznamy a spisy, ktoré do vašej organizácie prichádzajú a odchádzajú alebo sú vytvorené interne. Riešenie riadi spracovanie registratúrnych záznamov v organizácii od zaradenia záznamu do spisu, vybavenia poverenými spracovateľmi až po jeho úschovu a vyradenie. Zároveň poskytuje okamžité informácie o štádiu vybavovania záznamov a spisov a kontroluje dodržiavanie zákonných a interných lehôt.
Riešenie je držiteľom Certifikátu o zhode informačného systému s požiadavkami výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry v znení opatrenia Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 203/2021 Z. z. uvedenej úrovne – Vysoká úroveň
Prečo je naše riešenie jedinečné?
Zobraziť viac
Memphis potrebujú
organizácie, ktoré:
- riešia zákonné požiadavky
- pracujú s množstvom rôznych dokumentov
- dokumenty nie je možné spracovávať v pevne definovanom procese
- dokumenty sú spolu s dokumentáciou organizované do spisov
- spisy majú pevne definovaný životný cyklus
- pracujú s fyzickými dokumentami a spismi uloženými v archíve
Fulltextové vyhľadávanie a rozšírené filtrovanie
Vyhľadávanie v aplikácii MEMPHIS je rýchle a intuitívne. Podporuje základné aj rozšírené filtre, fulltextové vyhľadávanie v metadatách a obsahu príloh, vďaka čomu je orientácia v záznamoch jednoduchá aj pri veľkom objeme údajov.
Integrácia na slovensko.sk a ďalšie informačné systémy
MEMPHIS umožňuje integráciu na rôzne IS miest a obcí ako KORWIN, URBIS alebo DCOM ale aj integráciu na DMS (Alfresco, Sharepoint). Podporuje tiež integráciu na akademické informačné systémy (UIS, MAIS) a rôzne iné.
Hromadné akcie a agendové spisy
Efektívnejšia práca s registratúrou vďaka hromadným akciám, ako sú presuny, vyradenia či zmeny stavu záznamov. Agendové spisy umožňujú logicky združovať dokumenty k jednotlivým agendám a zabezpečujú lepší prehľad.
Praktická Drag & Drop funkcia príloh
Umožňuje jednoduché pridávanie príloh k záznamom pomocou funkcie „ťahaj a pusti“ (Drag & Drop). Dokumenty je možné priamo presúvať zo súborového priečinku do aplikácie, čo urýchľuje a zjednodušuje prácu s evidenciou príloh.
Aplikácia v cloude
MEMPHIS je možné prevádzkovať aj v cloude, čo prináša vyššiu dostupnosť, bezpečné zálohovanie a minimálne nároky na IT infraštruktúru na strane zákazníka, plus dvojfaktorovú autentifikáciu.
Moderný a responzívny dizajn
Práca v modernom a intuitívnom používateľskom rozhraní. Vďaka responzívnemu dizajnu je možné pracovať s aplikáciou aj na rôznych typoch zariadení bez straty komfortu.
Certifikácia MV SR
Aplikácia je certifikovaná Ministerstvom vnútra SR, podľa Výnosu 525/2011 Z. z., čo zaručuje súlad s platnou legislatívou v oblasti vedenia elektronickej registratúry a bezpečnostného spracovania údajov v prostredí verejnej správy.
Integrácia na agendové IS cez rest API
MEMPHIS podporuje prepojenie s agendovými informačnými systémami prostredníctvom moderného REST API rozhrania, čo umožňuje bezpečnú a efektívnu výmenu údajov medzi systémami.
Viacero spoločností v skupine (holding)
Je možné spravovať registratúru viacerých organizácií v rámci jedného prostredia. Podporuje viacúrovňové nastavenie práv a štruktúr, vďaka čomu je ideálna pre organizácie združené v holdingoch, skupinách obcí či škôl, ktoré potrebujú samostatne spravovať svoje záznamy, spisy a zároveň efektívne zdieľať spoločné funkcionality.
Individuálne nastavenia
MEMPHIS umožňuje používateľom prispôsobiť si prostredie podľa svojich potrieb. Od nastavenia preferovaných agend a formulárov, cez spôsob zobrazenia údajov, až po výber predvolených typov záznamov – MEMPHIS poskytuje flexibilitu pre efektívnejšiu a pohodlnejšiu prácu každého používateľa.
Evidencia úradných dokumentov
MEMPHIS podporuje prácu s evidenciou úradných dokumentov v zmysle legislatívnych požiadaviek. Umožňuje evidovanie, triedenie a správu úradných dokumentov podľa pravidiel spisového poriadku a metodických usmernení MV SR.
Skenovanie a bar code
Rýchle skenovanie dokumentov priamo do aplikácie pomocou čiarových kódov, ktoré uľahčujú identifikáciu dokumentov a automatizujú procesy ich evidencie, triedenia a vyhľadávania.
Workflow Elsa
Riadenie procesov prostredníctvom workflow – teda definovaných pracovných postupov. Vďaka workflow je možné nastaviť schvaľovanie, pripomienkovanie, elektronické podpisovanie a sledovanie stavu dokumentov podľa vopred určených pravidiel, čím sa zvyšuje prehľadnosť a efektivita práce.
Schvaľovanie / pripomienkovanie
MEMPHIS umožňuje elektronické schvaľovanie a pripomienkovanie dokumentov priamo v systéme. Používatelia môžu dokumenty schvaľovať, zamietať, vrátiť na doplnenie alebo k nim pridávať pripomienky – a to všetko s úplnou evidenciou krokov, dátumov a zodpovedných osôb.
Centrálne úradné doručovanie
Centrálne úradné doručovanie (CÚD) je modul elektronického doručovania, v rámci ktorého sa vyhotovujú a doručujú listinné rovnopisy elektronických úradných dokumentov automatizovane cez ÚPVS.
Modul dlhodobého uchovávania registratúrnych záznamov
Modul MDÚRZ slúži na dlhodobé uchovávanie elektronických dokumentov, elektronických správ alebo registratúrnych záznamov, jednoznačnosť ich obsahu a predlžovanie dôveryhodnosti elektronických podpisov aj po ich technologickej platnosti.
Centrálny register zmlúv
Umožňuje integráciu na CRZ. CRZ je internetovou stránkou, na ktorej sú zverejnené zmluvy, ktoré uzavrela povinná osoba podľa §5a zákona č.211/2000 Z.z..
ePodací hárok SP
Funkcionalita ePodacieho hárku v aplikácii MEMPHIS umožňuje elektronickú prípravu, evidenciu a export zásielok určených na odoslanie cez Slovenskú poštu. Systém podporuje vytváranie elektronického podacieho hárku vo formáte XML podľa štandardu Slovenskej pošty, čo zjednodušuje proces odosielania fyzickej pošty, šetrí čas a zabezpečuje presnosť údajov.
Šablóny
MEMPHIS umožňuje prácu s preddefinovanými šablónami formulárov, ktoré zjednodušujú tvorbu opakujúcich sa typov výstupných dokumentov – ako sú úradné listy, rozhodnutia či všeobecná agenda. Užívatelia tak môžu efektívne pracovať s jednotnou dokumentáciou v súlade s požiadavkami úradu alebo organizácie.
Podpisuj.sk
Podporuje integráciu na aplikáciu podpisuj.sk, ktorá umožňuje vytváranie zaručenej konverzie a hromadného podpisovania.
Disig a hromadné podpisovanie
Hromadné podpisovanie dokumentov je možné prostredníctvom integrácie s riešením Disig. Funkcia je určená pre používateľov, ktorí potrebujú elektronicky podpísať väčší počet dokumentov naraz. Umožňuje zvoliť typ podpisu (napr. kvalifikovaný elektronický podpis) a zabezpečuje rýchle, pohodlné a bezpečné spracovanie registratúrnych záznamov.
Rozšírenie o exekučný modul
Aplikáciu MEMPHIS je možné rozšíriť o modul pre evidenciu a správu exekučných konaní. Modul umožňuje sledovanie podaní, dokumentácie a rozhodnutí súvisiacich s exekúciami, čím zjednodušuje administratívu a zabezpečuje prehľadnosť procesov v rámci tejto špecializovanej agendy.
Outlook plugin
Aplikácia MEMPHIS umožňuje integráciu s Microsoft Outlook prostredníctvom doplnku, ktorý umožňuje evidovať doručené alebo odoslané e-maily (vrátane príloh) priamo do registratúry ako registratúrne záznamy. Doplnok zabezpečuje aj predvyplnenie metadát z e-mailu, čo zjednodušuje evidenciu záznamov.
Integrácia na DCOM
Ide o integráciu do Dátového centra veľkých obcí a miest, ktorá je v súlade s certifikáciou IS DCOM.
