Pre viac ako 12 500 zamestnancov dvoch krajín sme po mesiacoch práce spustili jeden spoločný federálny intranet. Základnom projektu bolo zjednotiť intranet pre zamestnancov oboch krajín, tzn. vytvoriť jednu spoločnú platformu pre vzájomné zdieľanie informácií a súčasne integrovať aj sociálnu platformu Workplace z dielne spoločnosti Facebook. Za prvý deň zamestnanci navštívili nový intranet viac ako 21 000 krát.
DATALAN vytvoril pre zákazníka jednu platformu združujúcu komunikáciu a dáta všetkých zamestnancov na jednom mieste. Okrem komunikácie môžu vytvárať skupiny pracujúce na rôznych projektoch a vzájomne si zdieľať všetky informácie potrebné k práci.
Zákazník na začiatku projektu definoval štyri cieľové oblasti, ktoré podporovali a dopĺňali jeho zámer nahradiť existujúce riešenie:
- Spájať ľudí – dať zamestnancom pocit že sú súčasťou spoločnosti, umožniť im kontakt s ostatnými zamestnancami aj s vedením spoločnosti
- Informovať ľudí – informovať zamestnancov o aktuálnom dianí v spoločnosti a poskytnúť im jedno miesto, kde nájdu všetky dôležité informácie
- Zvýšiť efektivitu – poskytovať informácie efektívne, s možnosťou prispôsobenia si obsahu, zobrazovania len relevantných informácií a minimalizovať cestu k obsahu dôležitých informácií
- Pôžitok – priniesť zamestnancom vizuálne atraktívnu formu komunikácie, dávať im virtuálne odmeny, osláviť s nimi ich meniny a narodeniny a novým zamestnancom poskytnúť jednoduchý onboarding
Zákazník vyžadoval moderný intranet s využitím aktuálnych technológií s pripomienkou, aby boli zmeny uskutočniteľné administrátorom CMS, prípadne jednoduchou zmenou kódu bez nutnosti nasadenia do aplikačného servera. Preto sme použili kombináciu Liferay CMS ako úložiska pre obsah a pomocné texty, pričom zobrazovanie má na starosti JavaScript aplikácia využívajúca údaje z CMS publikované do formátu JSON.
Dodané riešenie naplnilo potreby zákazníka primárne vytvorením spoločnej komunikačnej platformy pre jeho zamestnancov v Slovenskej a Českej republike. Súčasne svojím obsahom motivuje používateľov k jeho plnému využitiu, hlavne pri hľadaní konkrétnych informácií ako napríklad smernice, kontakty a tiež aktuálne informácie o firme a pripravované udalosti. Súčasťou je onboarding pre nových zamestnancov.
Nový federálny intranet je postavený na vyhľadávaní – pre toto vyhľadávanie je použitý SOLR s doplnenou slovenčinou, nakonfigurovanou češtinou. Boli realizované prispôsobenia priamo na mieru pre riešenie federálneho intranetu.
Ďalším z prínosov dodaného riešenia je ľahšia cesta k interným aplikáciám firmy, ku ktorým sa teraz zamestnanci dostanú jednoducho použitím skratiek alebo vďaka skvalitnenému vyhľadávaniu. Dôležitou súčasťou je aj posielanie predvolených notifikácií.
Súkromná „sociálna sieť“ pre zamestnancov oboch krajín
Použité riešenie integráciou s Workplace umožňuje prístup všetkým zamestnancom, ktorí sa môžu spolupodieľať na tvorbe obsahu, samozrejmosťou je proces schvaľovania príspevkov od zamestnancov. Súčasná platforma obsahuje informácie z oboch pôvodných intranetov, ktoré sa však zredukovali, zjednodušili a nastavili správne kľúčové slová. Vyhľadanie relevantného obsahu je tak výrazne jednoduchšie a rýchlejšie ako doteraz.
Dodané riešenie podporuje personalizovateľnosť, čím si používatelia sami organizujú odkazy na firemné aplikácie, čo môžu realizovať jednoduchou formou drag’n’drop. Ďalším prínosom pre používateľov zákazníka je zmena pohľadu na informácie, namiesto doterajšieho browsovania po štruktúre v menu je centrálnym prvkom vyhľadávanie, ktoré umožňuje vyhľadávať príspevky z Workplace, články znalostnej bázy wiki, aplikácie a aj kontakty na zamestnancov. Nový intranet je plne funkčný aj na mobilných zariadeniach, preto sa zákazník rozhodol zrušiť tlačené médiá vo firme.
Technologické pozadie
Riešenie, ktoré DATALAN dodal, používa synchronizácie príspevkov z Workplace použitím Facebook Graph API. Konfigurácia synchronizácie je implementovaná v CMS (číselník skupín, prístupové práva), fulltext indexovanie v dvoch jazykoch (SK, CS) v SOLR s vyhľadávaním s využitím jazykových zvyklostí. Zobrazovacie šablóny CMS obsahu sú realizované v jazyku FreeMarker a výstup vo formáte JSON. Ďalej sú použité REST endpointy pre údaje a vyhľadávanie, všetko dopĺňa responzívny jQuery frontend. Prístup z mobilu je možný na zaregistrovanom mobilnom zariadení s overením PIN kódom.
Celková dodávka riešenia bola realizovaná v predstihu oproti plánovanému termínu, čo umožnilo do pôvodne stanoveného termínu realizovať zmeny a úpravy požadované zákazníkom oproti pôvodne definovaným požiadavkám. Počas UAT neboli identifikované zo strany zákazníka žiadne výrazné chyby a prechod do produkčnej prevádzky sa rovnako zaobišiel bez incidentov a bez identifikovaných chýb. V prvý deň spustenia do produkčnej prevádzky bolo zaregistrovaných až 21 571 zobrazení stránok, tento počet sa v súčasnosti ustálil medzi hodnotami 14 000 až 15 000 zobrazeniami. Celkovo dodané riešenie používa u zákazníka viac ako 12 500 zamestnancov, bez nahlásenia akéhokoľvek závažnejšieho incidentu.
Zákazník sa pre DATALAN ako dodávateľa projektu Federálny intranet rozhodol z niekoľkých dôvodov: primárne na základe dlhodobej spolupráce, ktorá je zo strany zákazníka hodnotená pozitívne, tiež na základe našej znalosti predchádzajúceho riešenia ktorého funkčnosť sme pokrývali SLA a v neposlednom rade na základe úspešnej dodávky časti intranetu v predchádzajúcom roku.
V súčasnosti so zákazníkom pracujeme na ďalších vylepšeniach a rozšíreniach aktuálnych možností.
