Naša komunikácia a práca sa počas pandémie presunula do online prostredia a väčšina procesov funguje len digitálne. Nutnosť zmeny zasiahla aj slovenské samosprávy, ktoré zároveň vzhľadom na situáciu potrebovali komunikovať a rozhodovať ešte intenzívnejšie. Práve na tieto potreby reaguje naše riešenie Digitálne zastupiteľstvo, ktoré sme mestským úradom predstavili v upgradovanej verzii. Smart riešenie dokáže kompletne elektronicky zastrešiť všetky procesy súvisiace s prípravou podkladov pre rokovania komisií, rady a zastupiteľstva samospráv. Pomocou neho môžu samosprávy ponúknuť širokej verejnosti informácie o rokovaniach a fungovať elektronicky a realizovať zastupiteľstvo na diaľku.
Napriek obmedzeným možnostiam osobných stretnutí zastupiteľstvá musia rozhodovať o základných otázkach života obcí a miest v zmysle zákona o obecnom zriadení. Aplikácia Digitálne zastupiteľstvo umožňuje prípravu a distribúciu materiálov na rokovanie zastupiteľstva v elektronickej forme, bez potreby fyzického kontaktu všetkých zúčastnených osôb – predkladateľov, spracovateľov materiálov, poslancov.
Digitálne zastupiteľstvo je webová aplikácia, dostupná kedykoľvek a odkiaľkoľvek. Zamestnanci úradu a referenti, zodpovední za prípravu rokovania, prostredníctvom nej kompletizujú všetky materiály, o ktorých sa na rokovaní bude rozhodovať. Materiály sú po sfinalizovaní sprístupnené poslancom online, bez potreby ďalších operácií (tlač, odosielanie mailom a pod.), stačí sa prihlásiť do aplikácie.
„Aj pomocou riešení ako je Digitálne zastupiteľstvo sa snažíme prispieť k rozvoju a modernizácii Slovenska. Preto sprístupňujeme technológie, ktoré zjednodušujú a zefektívňujú prácu – aj v takej situácii, v akej sme sa teraz ocitli. Chceme byť pre samosprávy partnerom, ktorý rozumie ich potrebám a dokáže promptne poskytnúť riešenie či službu, ktorú v praxi potrebuje mesto či obec. Napríklad Digitálne zastupiteľstvo vieme nainštalovať a spustiť už do 3 hodín,“ uviedol Roman Jedinák, riaditeľ pre segment Samospráva, DATALAN.
Hlasovací systém aj moderovanie diskusie
V rámci aplikácie sme dopracovali funkcionalitu na hlasovanie a jednoduchý nástroj na moderovanie diskusie o jednotlivých bodoch programu. Nové funkcionality sú dostupné moderátorovi rokovania zastupiteľstva a v časti aplikácie prístupnej pre poslancov, určenej poslancom v pôvodnej verzii len na prezeranie materiálov. Priebeh rokovania na diaľku formou videokonferencie podporil produkt Webex od spoločnosti Cisco, ku ktorému DATALAN tiež ponúkol konzultácie pre bezproblémovú inštaláciu – bezkontaktne a na diaľku.
Jednoduchý a prehľadný hlasovací systém s možnosťou moderovania diskusie umožnil poslancom počas online rokovania zastupiteľstva hlasovanie o jednotlivých materiáloch a základný manažment diskusie k jednotlivým bodom. Nové funkcionality sú využiteľné aj pre rokovania zastupiteľstva v zbore a samospráva nepotrebuje financovať ďalší elektronický systém na hlasovanie.
Celý proces priebehu rokovania je v rukách moderátora, ktorý riadi diskusiu a hlasovanie. Aplikácia mu ponúka relevantné informácie o prihlásených aktéroch diskusie, o priebehu aktívneho a výsledkoch ukončeného hlasovania. Poslanci hlasujú priamo prostredníctvom aplikácie, využitím tlačidiel, ktoré sa zobrazujú po spustení hlasovania. Každé hlasovanie sa zapíše do databázy a následne môže byť v prehľadnej a pútavej forme publikované verejnosti na stránkach portálu Digitálne mesto.
15 Implementácií za dva mesiace
Projekt sme odštartovali začiatkom marca 2020 a riešenie mali mestá a obce k dispozícii v akútnej koronakríze zdarma až do konca leta. Za toto obdobie sme aplikáciu implementovali 15 novým úradom. Online rokovanie formou Webex meetingu s využitím hlasovania prostredníctvom Digitálneho zastupiteľstva ako prví využili poslanci Trnavského samosprávneho kraja – k dispozícii je aj prípadová stúdia a online záznam z rokovania. Medzi ďalšie progresívne samosprávy, ktoré aplikáciu využili na rokovanie zastupiteľstva a vypublikovali informácie o ukončených rokovaniach, patria napr. Kolárovo, Svidník, Jaslovské Bohunice, Topoľčany, Santovka, Kežmarok, Žilina či Sabinov. Súčasťou dodávky je aj školenie používateľov.
Trnavský samosprávny kraj je historicky prvou samosprávou, ktorá novú verziu aplikácie Digitálne zastupiteľstvo využila v praxi a rokovanie zastupiteľstva realizovala formou videokonferencie.
Záznam je dostupný online. Aplikácia v TTSK komplexne zastrešuje všetky procesy, súvisiace s prípravou elektronických podkladov pre zasadnutia. Viac o implementácii Digitálneho zastupiteľstva v Trnavskom kraji si prečítajte v Prípadovej štúdii. Na základe požiadaviek zákazníka a aktuálnej situácie experti spoločnosti DATALAN dopracovali funkcionality pre realizáciu hlasovania zastupiteľstva na diaľku ako aj nástroj na prihlasovanie sa do diskusie počas rokovania. Ako sa vyjadril trnavský župan Jozef Viskupič, prostredníctvom digitalizácie rokovania kraj chráni zdravie poslancov, zamestnancov úradu a aj samotnej verejnosti, a na druhej strane môže prijímať rozhodnutia, vďaka ktorým zabezpečí fungovanie kraja. Kraj zrealizoval zastupiteľstvo na diaľku už dvakrát spolu s využitím hlasovania prostredníctvom aplikácie Digitálne zastupiteľstvo.
Trnavský samosprávny kraj zaznamenal najvýraznejší posun v Rebríčku žúp 2020 zostavenom Transparency International Slovensko (TIS) vmáji 2020. Ten nastalv oblasti elektronických služieb pre ľudí, v oblasti týkajúcej sa zverejňovania informácií o rokovaniach a hlasovaniach Zastupiteľstva Trnavského samosprávneho kraja v rámci projektu Otvorená samospráva, či realizácii plnohodnotného participatívneho rozpočtu. Viac informácií na trnava-vuc.sk
Digitálne zastupiteľstvo využívajú malí aj veľkí
Medzi samosprávy, ktoré si aplikáciu v praxi otestovali, patrí aj Kolárovo, jedno z najväčších miest na Žitnom ostrove. „Pandémiou nového koronavírusu bolo zasiahnuté aj organizovanie zasadnutia mestského zastupiteľstva v Kolárove. Hľadali sme spoľahlivé riešenie, ktoré sme našli u spoločnosti DATALAN. Inšpirovala nás videokonferencia Trnavského samosprávneho kraja. Z priebehu online zastupiteľstva prostredníctvom videokonferencie mali niektorí poslanci obavy. Vďaka riešeniu v spolupráci s firmou Datalan sa však ukázali ako neopodstatnené. Organizácia, príprava, priebeh i samotné hlasovanie pomocou DZ sme zrealizovali bez komplikácie a k plnej spokojnosti vedenia mesta, mestského úradu i poslancov. Po celý čas sme cítili podporu tímu spoločnosti DATALAN, na ktorú sme sa v prípade problémov mohli kedykoľvek obrátiť,“ prezradil Štefan Husvéth, supervízor z Kolárova.
V obci Jaslovské Bohunice tiež vyskúšali Digitálne zastupiteľstvo. Dovtedy si podklady zdieľali medzi referentmi a poslancami „klasicky“, e-mailom, ale častejšie prostredníctvom rôznych služieb internetu ako zazipovaný súbor, pre veľký objem dát. „Použitím DZ sa zjednodušil, sprehľadnil a zrýchlil proces nielen prípravy podkladov pre rokovanie zastupiteľstva, ale aj zverejňovanie informácií z rokovaní. Všetko je to na jednom mieste a rokovania je možné pripravovať vopred, materiály môžu pripomienkovať a dopĺňať všetci, ktorých sa to dotýka. Prostredie a formu DZ ocenil aj jeden z poslancov. Vzhľadom aj k ďalším možnostiam, ktorá DZ ponúka, chceme ho používať aj naďalej,“ ocenila výhody riešenia Božena Hideghétiová, odborný referent z mestského úradu Jaslovské Bohunice. Pridáva sa k nej aj kolegyňa Svetlana Bučková z mesta Prešov: „Služby portálu Digitálne mesto, ktoré patrí do portfólia spoločnosti DATALAN, využívame v meste Prešov už päť rokov na poskytovanie aktuálnych informácií o programe a výsledkoch zasadnutí Mestského zastupiteľstva mesta Prešov, ale aj zasadnutí Komisií MsZ a Mestskej rady, pre verejnosť. Privátna časť portálu s názvom Digitálne zastupiteľstvo pomáha zamestnancom úradu pri príprave a schvaľovaní materiálov na rokovania, poslancom mesta Prešov poskytuje prístup k pripraveným materiálom v elektronickej forme. Ide o webovú aplikáciu, ktorá pre svoje fungovanie na strane klienta nepotrebuje inštaláciu žiadneho softvéru. Veľkým prínosom je možnosť práce z ľubovoľného počítača alebo smartfónu, pripojeného kdekoľvek do internetu.“
